Achter de schermen: onze training Excel-rapportages
Op veler verzoek gaf onze collega Jasper Dekkers eind vorig jaar een inspirerende webinar over het gebruik van visuals en interactieve elementen in rapportages. Gewoon in Excel. Op 30 maart gaf hij samen met collega Toni Oostendorp voor de eerste keer de training ‘Excelrapportages maken vanuit de FCC’.
Hoe is dat allemaal zo ontstaan? We vragen het Jasper zelf.
Het idee voor een training was snel geboren.
‘Er was gewoon veel vraag naar,’ vertelt Jasper. ‘Veel van onze klanten maken hun rapportages nog ‘gewoon’ in Excel en we krijgen dus best veel vragen over hoe ze de juiste data uit de Fortes Change Cloud kunnen halen om hun rapportages met sprekende visualisaties te vullen.’
Inrichting in de Fortes Change Cloud
De oplossing zit hem in het inrichten van de rapportage in de FCC. Daar blijkt wat denkwerk en planning aan vooraf te moeten gaan voordat zo’n rapportage geautomatiseerd kan worden. ‘Hoe je die data van het systeem naar Excel krijgt heeft te maken met het doel van je rapport,’ legt Jasper uit. ‘We vragen dan ook altijd eerst wat het doel van het rapport is, voor wie het bedoeld is en welke informatiebehoefte er is voordat we aan de slag gaan. Dat bepaalt namelijk hoe je dit gaat inrichten in de FCC. Als je je rapportage op het juiste niveau en met de juiste views inricht, kun je er het meest efficiënt gebruik van maken.’
Datavisualisatie
En dan is er nog de visualisatie van al die data. Want naar een tabel kijken geeft weliswaar de juiste data weer, maar geeft nog niet veel informatie. Daar is Jasper het mee eens. ‘De visualisatie van data is het inspirerende deel. Mensen zijn visueel ingesteld en halen dus in één oogopslag veel meer informatie uit een goed gekozen plaatje dan uit een tabel met gegevens. Het is wetenschappelijk bewezen dat de kwaliteit van besluitvorming wordt verbeterd door de keuze voor de juiste visuals.’
Het is dus een kwestie van de juiste data op de juiste manier presenteren die ervoor zorgt dat je informatie snel kunt verwerken en op basis daarvan goede besluiten kunt nemen. En die mogelijkheden zijn er volop, ook in een spreadsheetprogramma als Excel.
Verder rekenen en visueel maken in Excel
‘In Excel kun je ook weer verder rekenen met de data die je uit de FCC haalt,’ zegt Jasper. ‘Bijvoorbeeld als je het verschil tussen de huidige week en vorige week wilt uitrekenen, of het verbruik van je budget wilt bijhouden. Of het verschil wilt laten zien tussen je oorspronkelijke planning en de realisatie, met daarbij ook nog de verdere prognose.’
‘In Excelrapportages kun je dat via allerlei visuals inzichtelijk maken. Door de beschikbare technieken maximaal te benutten en te spelen met bijvoorbeeld voorwaardelijke opmaak en transparantie creëer je dan een plaatje dat in één klap alles zegt wat je wilt weten.’
In de training laten Jasper en Toni zien hoe zo’n visueel dashboard is opgebouwd – én hoe je het zelf kunt maken.
Van ‘lijst met data’ naar dashboard
‘Het eerste rapport dat we deelnemers laten maken is eigenlijk een soort standaardrapport zoals die nu in veel organisaties wordt gebruikt. Je haalt de data uit de FCC en exporteert die naar een lijst in Excel. Daarvan kun je vervolgens een draaitabel maken.’
Door meerdere views uit de FCC aan elkaar te koppelen ontstaat een completer beeld. In de tweede rapportage wordt daarmee geoefend en word data omgezet in informatie: door het toevoegen van filters, interactie en visualisaties.
Zelf aan de slag met rapportages
‘We krijgen best veel vragen om rapportages aan te passen,’ voegt Jasper toe. ‘Terwijl mensen dat met een beetje uitleg en oefening ook prima zelf kunnen. Het is toch fijn als je op z’n minst de kleinere vragen vanuit je organisatie ook zelf gelijk kunt oplossen. Natuurlijk kunnen wij het ook doen, maar dan duurt het soms iets langer omdat we vaak eerst in de data en de opmaak van zo’n rapport moeten duiken. We moeten door de klant zelfgebouwde rapporten vaak eerst even doorgronden en de data-structuren in kaart brengen als het ware. Daarom proberen we mensen nu ook wat rapportage-hygiëne bij te brengen. Bijvoorbeeld door het bijhouden van versiebeheer en een opmaak die alles overzichtelijk in tabbladen opdeelt. Dat scheelt ons zoeken en zo kunnen we sneller reageren.’
Eerste training: 30 maart
Op 30 maart werd de eerste training gegeven. Die training is inmiddels voorbij, maar hij komt nog een aantal keren terug dit jaar. Jasper heeft er in ieder geval veel zin in. “Ik houd ervan om kennis te delen. En ik ben ook heel benieuwd naar de vragen en creatieve ingevingen van onze deelnemers. Ik denk dat dit echt veel moois gaat opleveren. Tijdwinst voor onze klanten, want berekeningen die voorheen handmatig werden uitgevoerd kunnen nu automatisch. En betere beslissingen aan de hand van visuals. Voor ons betekent het ook minder ‘kleine’ rapportage-vragen en meer tijd voor de grotere uitdagingen.’
Wat zit er verder nog in het vat? ‘We zijn achter de schermen ook nog bezig met een e-learning portfoliomanagement,’ verklapt Jasper. Veel wil hij er nog niet over kwijt, maar ook dit wordt er weer eentje waar onze klanten veel profijt van gaan hebben.
Training gemist?
Training van 30 maart gemist? Geen nood, de training ‘Excel rapportages maken vanuit de FCC’ wordt dit jaar nog een aantal keren gegeven. Bekijk de trainingsdata of neem contact met ons op over de mogelijkheden voor een incompany training op maat.