Hoewel veel organisaties er al gebruik van maakten, lijkt het er nu op dat de coronacrisis voor een grote doorbraak zorgt in de wereld van online vergaderen. Overleg met een collega, leidinggevende, of het hele team? De mogelijkheden van online vergaderen zorgen er in deze periode voor dat bedrijven en organisaties niet stil blijven staan. Wij delen graag een aantal tips waarmee online vergaderen nog soepeler verloopt.
Tip 1 Een goed begin is het halve werk
Niks is vervelender dan een collega die te laat komt, iemand die niet mee kan vergaderen omdat zijn microfoon niet werkt of een opdrachtgever die een bestand wil delen maar deze niet kan vinden op zijn computer. Zorg er daarom voor dat alles is gecheckt voordat de vergadering van start gaat. Check, check, dubbelcheck!
Tip 2 Kies een gespreksleider
Meerdere kapiteins op één schip? Dat werkt niet. Kies daarom één persoon die het gesprek leidt. Deze gespreksleider bepaalt wie het woord krijgt. Ben jij dat niet? Zet dan je microfoon op stil zodat niemand zich stoort aan eventuele ruis op de achtergrond.
Tip 3 Het voordeel van oortjes
Een microfoon van een laptop registreert veel geluiden; de auto’s die buiten rijden, een partner of kind op de achtergrond en zelfs de ventilator van jouw laptop. Daarom is het een groot voordeel om oortjes of een headset te gebruiken. Omdat de microfoon nu dichter bij je mond zit kom jouw stem ook nog eens duidelijker over en missen jouw collega’s dus niks van wat jij zegt.
Tip 4 Shine bright like a diamond
We zien elkaar nu minder vaak. Daarom wil je natuurlijk die ene keer dat je collega’s jou weer zien goed overkomen, ook al is het via een video. Dat betekent: zet de camera op ooghoogte, voorkom een sterke lichtbron, zorg voor een rustige achtergrond en trek een goed outfit aan, tenminste de bovenkant want als je netjes blijft zitten ziet niemand wat je verder draagt!
Tip 5 benoem je conclusies
Er is altijd een kans dat iemand tijdens het videobellen werd afgeleid. Benoem daarom altijd de eindconclusies van de vergadering. Zo is het voor iedereen helder wat er is besproken. Nog beter zou het zijn als er een notulist aanwezig is. Vraag deze dan wel om zijn of haar microfoon op stil te zetten of anders lekker ouderwets mee te schrijven. Het typen op een toetsenbord is namelijk erg storend voor de andere deelnemers.
Omdat alle online vergadertools in de basis hetzelfde zijn kun je deze tips altijd toepassen. Deel ze vooral met je collega’s zodat jullie vergaderingen vanaf nu vlekkeloos gaan verlopen!
