ChatGPT en projectmanagement: aanvulling of gevaar?

We kunnen er niet meer omheen: ChatGPT verovert de wereld. Studenten en scholieren gebruiken het bij hun huiswerk. En ook in verschillende werkvelden zijn discussies ontstaan over in hoeverre AI het werk van ‘gewone’ mensen gaat overnemen. 

In het PPM-veld is het vooralsnog relatief rustig. Maar hoe werkt ChatGPT eigenlijk en moeten we er iets mee? 

Wat is ChatGPT? 
ChatGPT is een chatbot die gebruik maakt van artificiële intelligentie (AI) en alle informatie die op het internet beschikbaar is. Je kunt dus met ChatGPT praten en je zult antwoord krijgen alsof je met iemand zit te chatten. 

ChatGPT werkt ook in het Nederlands. Je hoeft je vragen dus niet in het Engels te vertalen voordat het programma je begrijpt. 

ChatGPT en het vak van projectmanagement
Projectmanagement is mensenwerk dat je niet zo maar aan een AI kunt overlaten. Maar ChatGPT kan wel ondersteuning bieden op verschillende vlakken. 

Als we het aan ChatGPT zelf vragen krijgen we het volgende antwoord: 

Er zijn dus diverse manieren waarop ChatGPT kan helpen bij het maken van verschillende documenten en bij het doen van onderzoek naar externe informatie. 

Planning
We vragen nog even verder naar het maken van een projectplanning:

Ook hier kan ChatGPT op verschillende vlakken helpen, maar kan het ook een projectplanning maken? 

We stellen een hypothetisch project op: het uitrollen van Office 365 in een grote organisatie. Vervolgens vragen we ChatGPT om hiervoor een projectplan te maken. 

Omdat we ChatGPT niet voorzien van detailinformatie krijgen we een generiek maar verrassend volledig projectplan voor ons doel. In een korte tekst beschrijft het programma de te nemen stappen en doet een voorzet voor de tijdlijn, kosten en stakeholders. 

Rapportage
Natuurlijk zijn we ook even benieuwd naar de rapportagekunsten van ChatGPT. 

Deze blijken beperkt te zijn, aangezien het programma alleen met tekst kan werken. Wel krijgen we, als we naar een voortgangsrapportage vragen voor ons Office 365-project, een geschreven rapport dat als uitgangspunt gebruikt kan worden voor een basic rapportage: 

Conclusie: 
ChatGPT kan een handige aanvulling zijn op de benodigde kennis van de projectmanager. De outlines voor de projectdocumenten zijn in de basis op orde en zou je kunnnen gebruiken als opzet voor projectdocumentatie. 

Gaat ChatGPT de projectmanager op den duur volledig vervangen? 

Dat valt te betwijfelen. Hoewel ChatGPT beschikt over een enorme hoeveelheid kennis en best practices, blijft de ‘people management’-kant van projectmanagement toch echt bij de projectmanager liggen. 

Daarnaast kan ChatGPT een mooie basis voor documenten leveren en een aanvulling zijn op de kennis van de projectmanager of projectmedewerkers. Daarbij geldt wel: hoe meer en hoe gedetailleerder de informatie die je aanlevert, hoe beter het antwoord. 

Maar de informatie die het programma aanlevert zal altijd eerst getoetst moeten worden en worden aangepast naar het type project, de organisatie en de situatie van het project. En dat blijft voorlopig mensenwerk.