Projecten en PMO: hoe kan je dit succesvol virtueel opzetten?

Door de coronacrisis moesten we massaal noodgedwongen thuiswerken. Daardoor zijn er ook nu nog veel projecten ‘verhuisd’ van de kantooromgeving naar de virtuele omgeving van de thuiswerkplek. 

Hierdoor is soms de manier van werken verandert binnen het project. Maar hoe ga je hier op een goede manier mee om? Hoe voorkom je dat de communicatie ‘verwaterd’ en de ene collega je continu belt of mailt terwijl je van de ander niets meer hoort? Een virtueel PMO zorgt voor structuur in projecten, ook wanneer het projectteam niet fysiek bij elkaar kan zitten. 

Het hele team op afstand

Door de corona-tijden komen we er ook nu niet meer onderuit en heeft PMO een belangrijke taak om structuur aan te brengen in een thuiswerkend projectteam. Daarbij is er vaak al wel iets geregeld, want de meeste organisaties bieden inmiddels wel een mogelijkheid tot thuiswerken. Maar als het hele team op afstand werkt, komen er toch meer aspecten bij kijken. 

Denk bijvoorbeeld aan het opzetten van een virtuele vergaderstructuur. Hoe ga je vergaderen, wie initieert dat, hoe worden afspraken en besluiten bijgehouden? Maar ook de aandacht voor de thuiswerkers zal moeten worden bekeken. Hoe zorg je ervoor dat iedereen aangehaakt blijft en er niet mensen compleet uit de lucht blijven, of juist overmatig contact gaan zoeken? Vanuit de ‘Centre of Excellence’-gedachte heeft PMO hierin een belangrijke rol te vervullen. 

Waar moet je op letten? 

Goed, de basis mag dan in veel organisaties al wel staan, maar daarmee ben je er nog niet. Bij het inrichten van volledig werken op afstand komt nog iets meer kijken. Daarom hebben we als ondersteuning een whitepaper opgesteld, waarin we de verschillende aspecten van een virtueel PMO en projectteam langsgaan. Een handige checklist voor wie een professionele virtuele organisatie ambieert, maar ook broodnodig tijdens de ‘social distancing’-tijd waarin we op dit moment leven.