In elke organisatie gebeurt het wel eens: te veel werk voor te weinig mensen. Maar alles moet wel op tijd afgemaakt worden en als het even kan moet er ook nog ruimte zijn voor onverwachte zaken en het verbeteren van processen of het uitvoeren van projecten. Hoe pak je zo’n tijdelijk tekort aan?
Drie manieren voor tijdelijke ondersteuning
Vaak zijn dit soort situaties van tijdelijke aard en is er voor een bepaalde periode behoefte aan wat extra capaciteit. Zo worden alle werkzaamheden goed uitgevoerd, blijft de werkdruk acceptabel en is er altijd ruimte voor verbetering of voor projecten.
Als organisatie zijn er een drietal mogelijkheden waardoor je extra capaciteit kunt creëren om aan die tijdelijke extra behoefte te voldoen.
Optie 1: intern oplossen
De gemakkelijkste en snelste manier is om het vraagstuk intern op te lossen. Je eigen collega’s zijn immers al bekend met de organisatie, kennen de afdeling en de collega’s die ondersteuning nodig hebben en je weet vaak al wat je in huis hebt. Voor veel grotere organisaties is dit dan ook een logische eerste stap.
Wel kan het intern oplossen van een tijdelijke capaciteitsvraag voor andere uitdagingen zorgen. Die interne collega had zelf ook werk te doen, wat geheel of gedeeltelijk blijft liggen als hij of zij tijdelijk een andere functie gaat vervullen. Een andere uitdaging is dat interne collega’s niet altijd over de benodigde kennis of ervaring beschikken om een goede invulling te geven aan de behoefte.
Optie 2: een tijdelijke medewerker werven
Een tweede mogelijkheid is om de arbeidsmarkt op te gaan en een tijdelijke medewerker te werven. Je kunt putten uit het aanbod van de markt en selecteert zelf een medewerker die het meest geschikt lijkt voor de functie. Probleem opgelost!
Maar ook aan het werven van tijdelijk personeel zijn nadelen verbonden. Werven kost vaak flink wat tijd. Zeker bij grotere organisaties is dit vaak al een tweede stap (na een poging de vraag intern op te lossen) en is er dus al enige tijd verloren gegaan, waardoor de vraag steeds dringender wordt. Daarnaast kost het uitzetten van de vacature, het doornemen van CV’s en motivaties en het voeren van gesprekken met alle kandidaten ook flink wat tijd.
Optie 3: een interim-bureau inschakelen
In plaats van zelf de werving en selectie te doen kun je dit ook uit handen geven aan een bureau. Dat scheelt tijd in het proces – je hoeft niet zelf alle CV’s door te lezen en alle kandidaten te spreken – en levert je een of twee kandidaten op die zijn voorgeselecteerd door het bureau.
Wel is er een groot verschil tussen de verschillende bureaus. Zo zijn er bureaus die alleen de werving en selectie verzorgen, consultancybureaus die alleen adviseren of bureaus die een standaardoplossing aanbieden. De mooiste optie is een bureau dat een totaaloplossing kan bieden, van het uit handen nemen van (tijdelijk) extra werk tot het adviseren over processen of methodieken. Daarmee kun je niet alleen voldoen aan een behoefte, maar ook de basis leggen voor een gezond vervolg met de eigen organisatie.
