Een toekomstbestendig functioneel beheer: het verhaal van de Gemeente Den Haag

Deel dit bericht

Den Haag is een grote gemeente waar veel projecten worden uitgevoerd. Om al die projecten te beheren is en softwarepakket aangeschaft. Maar… wie beheert de software? En hoe pakken we dat aan? Kan Promista ons hierbij helpen? 

Over de gemeente Den Haag

Den Haag is een grote gemeente met bijna 550.000 inwoners (2021). De taak van de gemeente is te zorgen voor een goede, veilige en gezonde leefomgeving voor de bewoners van de stad. Dat doen ze op verschillende gebieden. Natuurlijk wordt er uitvoering gegeven aan de wet en voert de gemeente een aantal basistaken uit, zoals het bijhouden van wie er in de gemeente wonen. 

Daarnaast heeft de Gemeente Den Haag ook ambities: op het gebied van duurzaamheid, het bestrijden van armoede, gezondheid, onderwijs en veiligheid.

De uitdaging: het beheren van systeem en gegevens

Rob Valkenhoff is concern adviseur POI bij de gemeente en werkt al enige tijd met de Principal Toolbox (de voorganger van de Fortes Change Cloud, red.). 

“In 2010 heeft de gemeente belosten om de informatieprojecten van al haar diensten centraal in kaart te brengen”, vertelt Rob. “Daarvoor hebben we de Principal Toolbox (PTB) aangeschaft. Voor de uitrol zochten we een partner die kennis had van projectmanagementprocessen én van de PTB.”

“Door zijn ervaring begreep Henk snel waar mogelijke knelpunten lagen en konden we gezamenlijk werken aan oplossingen.”

Rob Valkenhoff – Concern Adviseur POI bij Gemeente Den Haag

Die partner bleek Promista te zijn. Directeur en senior consultant Henk Daniel ging voor de gemeente aan de slag. “Henk en ik hadden meteen een klik”, knikt Rob. “Door zijn ervaring begreep hij snel waar mogelijke knelpunten lagen en konden we gezamenlijk werken aan oplossingen.” 

Het proces: inrichting en uitrol van het systeem

Samen hebben de gemeente Den Haag en Promista een basis neergezet voor portfoliomanagement binnen de gemeente. Het mooie hierbij was dat de inrichting van het systeem dwong tot nadenken: zijn alle processen wel goed op elkaar afgestemd? 

Uiteindelijk kwam hier een flexibele basisinrichting uit die proces en systeem met elkaar verbind. Dankzij de flexibiliteit biedt deze inrichting ook ontwikkelmogelijkheden in de toekomst. 

Samen met Promista-collega Patricia zijn voor alle gebruikers trainingen op maat gegeven en is er invulling gegeven aan een interne beheer-organisatie. Aanvullend heeft Patricia ook gezorgd voor scherpe gebruikersanalyses en aanvullende training-on-the-job.

“Mijn ervaring met deze twee consultants is dat ze goed meedenken en dat wat nodig is ook concreet maken”, vertelt Rob. “Zo wilde ik over een rapportage kunnen beschikken die mij met behulp van diagrammen en grafieken inzicht geeft in de voortgang van het portfolio. Henk heeft voor hiervoor een automatisch rapport gemaakt. Een perfect instrument voor overzichtelijke managementinformatie.”

Het resultaat: ingericht systeem en effectief beheer

Vanuit Promista is er een voorstel gemaakt voor de inrichting van het functioneel beheer. Dat is overgenomen door de gemeente. Na een tijdelijke oplossing is er een voorstel met een groeimodel ontstaan, waardoor ook op de lange termijn groei en professionalisering mogelijk is binnen de projecten van de gemeente. Zo ontstaat er een oplossing die niet alleen nu werkt, maar ook in de toekomst ondersteuning en flexibiliteit biedt. 

Contactgegevens

Promista B.V.
Anthonie Fokkerstraat 5
3772 MP Barneveld

T: 0342 42 01 38
E: info@promista.nl