Den Haag is een grote gemeente waar veel gebeurt. Niet alleen onze regering ‘woont’ er, maar ook voor alle andere inwoners van Den Haag zorgt de Dienst Stedelijke Ontwikkeling voor een mooie, veilige, bereikbare en prettige stad. En daar komt nogal wat bij kijken. 

Voor alle projecten die door de Dienst Stedelijke ontwikkeling worden uitgevoerd, wordt een planning gemaakt. Maar hoe zit het met de beheersing van projecten? Product Owner FCC Jacobien Bakker en Programmamanager Mara Weber van de Gemeente Den Haag vertellen hoe dat is ingericht. 

Portfoliomanagement in de startblokken

Gelukkig was er al een oplossing voorhanden: de gemeente Den Haag werkt al jaren met de Fortes Change Cloud. Tot nu toe alleen voor het bijhouden van de begroting en voor rapportages, maar er is natuurlijk veel meer mogelijk. 

“Vanuit de Portfeuille Projecten werkten we al langer met de Fortes Change Cloud,” vertelt Mara. “Destijds heette het nog de Principal Toolbox. We gebruikten het voor het vastleggen van de projectplanning en ter ondersteuning van onze projecten. Van daaruit zijn we steeds meer functionaliteiten van de FCC gaan inzetten om de projectbeheersing te verstevigen.” 

Tegelijk ontstond er ook de behoefte om meer overzicht te hebben over de lopende projecten. “Er startte een nieuwe directeur bij ons, die gewend was vanuit portfoliomanagement te werken,” vult Jacobien aan. “Dat wilde hij hier ook graag, maar dat was nog niet zo makkelijk. Elke afdeling had zijn eigen overzichten en eigen manier van rapporteren.”

Aan de slag met de Fortes Change Cloud

Gelukkig lag de oplossing voor de hand: de Fortes Change Cloud. In dit systeem is het ook mogelijk om portfoliomanagement in te richten. En: binnen de Dienst Stedelijke Ontwikkeling werd het al gebruikt. Voor de inrichting en implementatie schakelde de Dienst Promista in. 

“Bij de oorspronkelijke implementatie van, toen nog, de PTB is Promista al betrokken geweest. Het was voor ons dus logisch om ze ook nu weer te vragen om met ons mee te denken,” knikt Jacobien.

“Van Promista hebben we geleerd dat je het beste klein kunt beginnen en het geheel daarna kunt laten groeien.
Dat is nu ook onze aanpak.”

Jacobien Bakker – Product Owner FCC bij Gemeente Den Haag

Gezamenlijk werd nagedacht over de behoefte van de Gemeente Den Haag en de mogelijkheden om dit in te richten in de Fortes Change Cloud. Senior Consultant Henk Daniël denkt en adviseert mee met het projectteam van de gemeente. “Daarbij hebben we ook met een kritische blik naar de toenmalige inrichting gekeken. Is alles wat we destijds nodig hadden nu nog steeds de beste keuze of moet het anders?” vertelt Jacobien.

“Van Henk hebben we uitleg gekregen over het opzetten van portfoliomanagement en hoe we proces kunnen ondersteunen met de Fortes Change Cloud. Er waren al afdelingen binnen de gemeente die met deze module werkten, dus we hebben het voor een deel afgekeken van anderen. Zo krijgen we ook meteen meer uniformiteit richting de Raad en worden stukken herkenbaar en overzichtelijk.” 

Het resultaat: toegevoegde waarde voor bestuur én gebruikers

Inmiddels is de inrichting voor een groot deel rond en wordt er hard gewerkt aan het maken van goede, overzichtelijke en uniforme rapportages. 

Mara: “Het is belangrijk dat ook de mensen die het werk doen de toegevoegde waarde van de Fortes Change Cloud gaan zien en er profijt van hebben. Daar zijn we nu mee bezig. De basis staat, mensen werken er al mee en we hebben een soort helpdesk waar ze met vragen terecht kunnen.”

Het werken met de Fortes Change Cloud moet ook even ‘landen’ onder de collega’s, merken Mara en Jacobien. Dat blijkt ook uit het gebruikersonderzoek dat pas geleden is gedaan. “De projectmanagers begrijpen het wel en werken al wat langer met dit systeem,” vertelt Jacobien. “Maar er is ook een groep voor wie de Fortes Change Cloud helemaal nieuw is, en dat is voor sommigen wel even wennen. Ook die mensen moeten nu met het nieuwe systeem gaan werken en gaan op zoek naar hulp hoe ze dit moeten aanpakken.” 

“De eerste prioriteit voor onze projectmanagers blijft toch om dingen te doen voor de stad,” vult Mara aan. “En administratie bijhouden in de Fortes Change Cloud voelt dan als corvee. Die toegevoegde waarde is dus niet alleen voor het bestuur, maar juist ook voor onze collega’s heel belangrijk.

Het hebben van één systeem zorgt ervoor dat het werk sneller er gemakkelijker wordt. En daarmee kan er meer aandacht gaan naar het belangrijkste: het mooier maken van onze stad.”

Mara en Jacobien kijken tevreden naar het resultaat tot nu toe. “We hebben nu meer overzicht en kunnen, ook op portfolio-niveau, betere inschattingen maken en besluiten nemen.”

…en door!

Is het na het inrichten van portfoliomanagement dan ‘af’? “Nee hoor,” lacht Jacobien. “We krijgen inmiddels veel vragen vanuit allerlei plaatsen in de organisatie. Het bestuur vraagt om meer informatie, maar ook andere afdelingen willen graag weten of ze kunnen aanhaken en hoe dat alles werkt. Soms moeten we het enthousiasme een beetje temperen omdat we ook niet alles tegelijk aankunnen.” 

Een wens die bij Mara en Jacobien hoog op het verlanglijstje staat, is resource management. “Dat kan ook in de FCC,” zegt Mara. “En resource management is iets wat we goed kunnen gebruiken. Ook de gemeente heeft, net als veel andere bedrijven, te maken met een gebrek aan personeel. De mensen die we hebben, willen we dus zo goed mogelijk kunnen inzetten.” 

“Van Promista hebben we geleerd dat je het beste klein kunt beginnen en het geheel daarna kunt laten groeien,” vertelt Jacobien. “Dat is nu ook onze aanpak. We zijn begonnen met portfoliomanagement, met alleen fysieke projecten. Nu komen ook de beleids- en overige projecten erbij om het overzicht compleet te maken en gaat het groeien bijna vanzelf.”