Tooling die staat als een huis: het verhaal van de gemeente Utrecht

Deel dit bericht

Binnen de gemeente Utrecht worden veel projecten en programma’s uitgevoerd. Zo veel, dat het steeds lastiger wordt om het overzicht te bewaren en al die projecten goed in kaart te brengen en te besturen. Dat vraagt om een goede organisatie met dito tooling. Kan Promista hierbij helpen? 

Over de gemeente Utrecht: 

Utrecht is een grote gemeente met meer dan 360.000 inwoners (2022). De taak van de gemeente is te zorgen voor een goede, veilige en gezonde leefomgeving voor de bewoners van de stad. Dat doen ze op verschillende gebieden. Natuurlijk wordt er uitvoering gegeven aan de wet en voert de gemeente een aantal basistaken uit, zoals het bijhouden van wie er in de gemeente wonen. 

Daarnaast heeft de gemeente Utrecht ook ambities: op het gebied van duurzaamheid, het bestrijden van armoede, gezondheid, onderwijs en veiligheid.

De uitdaging: goed portfoliomanagement met dito tooling

Met zo veel projecten en programma’s is een goede portfoliobesturing eigenlijk een must. Met een goed portfoliomanagement kan de gemeente alle projecten beheren, de samenhang inzichtelijk maken en de juiste keuzes maken om ambities en doelstellingen te realiseren.  Maar hoe pak je dat aan, en welke tooling is daar het meest geschikt voor? 

Gelukkig is de gemeente Utrecht niet de enige met deze vraag. Na een geslaagde pilot in de G4 (de vier grootste gemeenten van Nederland) besloot de gemeente Utrecht om de projecten onder te brengen in de Principal Toolbox (inmiddels Fortes Change Cloud). Uiteraard werd ook deze verandering projectmatig opgepakt binnen de gemeente.

Het proces: Inzicht en overzicht via de Fortes Change Cloud

Vanuit Promista zijn twee consultants ingezet die de gemeente hebben ondersteund in dit proces. Samen met Richard Doornekamp, projectmanager bij de gemeente, is een start gemaakt met het implementeren van nieuwe tooling binnen het portfolio van automatiseringsprojecten en informatievoorziening.

Samen hebben Richard en Promista het hele traject uitvoerig doorgenomen en een implementatieplan opgesteld. Daarnaast kreeg de praktische kant volop aandacht: hoe richten we het nieuwe systeem in, hoe gaat het er voor de gebruikers uitzien? Maar ook: hoe gaan we om met die collega’s die eigenlijk heel tevreden zijn met hun eigen Excel-overzichten? 

“Promista heeft ons zowel op praktisch als op strategisch vlak flink wat werk uit handen genomen,” vertelt Richard. “Op praktisch vlak werden alle wensen op het gebied van configuratie, schermindeling, informatievoorziening en rapportages vastgelegd, afgestemd en ingericht. En op strategisch niveau is ook het management voorzien van de juiste informatie. Ze kregen updates over de voortgang en zijn voorgelicht over de mogelijkheden.”

“Promista heeft ons zowel op praktisch als op strategisch vlak flink wat werk uit handen genomen.”

Richard Doornekamp – Projectmanager Gemeente Utrecht

Nadat alle mogelijkheden voor de configuratie en de indeling van het scherm in een uitgebreide sessie zijn doorgenomen, gaan Richard en Promista aan de slag met de bouw en implementatie. Richard in de lead als projectmanager, met Promista als adviseur en ondersteuner bij het inrichten van het systeem, het maken van de koppeling naar SAP en allerlei andere praktische zaken. 

Het resultaat: een tool die staat als een huis

Dankzij de inspanningen van Richard en Promista staat de Fortes Change Cloud inmiddels als een huis in de gemeente Utrecht. Niet alleen de ICT-afdelingen en automatisering maken er gebruik van: inmiddels zijn ook alle business-onderdelen binnen de gemeente met de nieuwe tooling aan de slag gegaan en vragen steeds om meer mogelijkheden voor registratie, planning en rapportage. Gelukkig is er nog volop ruimte om de Fortes Change Cloud verder uit te breiden en in te vullen naar de wens van de business units!