Twitter logo blue

Centre of 
Expertise

Centre of
Excellence

Ronde tafelsessie voor overheidsorganisaties: kennisdeling werkt!

Overheid HofvijverOverheidsinstellingen staan vaak voor specifieke uitdagingen als het aankomt op het managen van het projectenportfolio. Je hebt veel te maken met wetgeving, veranderend (regerings-)beleid, een grote, soms erg bureaucratische organisatie en een omgeving die steeds meer van je vraagt. Oh ja, en dat alles ook graag zo efficiënt mogelijk! Het is tenslotte (belasting)geld van de burger wat ervoor wordt gebruikt. 

Vanuit Promista werken we veel samen met overheidsinstellingen en wilden we graag ons steentje bijdragen aan het uitwisselen van informatie en ervaringen binnen deze branche. Daarom werd er, in samenwerking met IPMA, op 29 mei een besloten bijeenkomst georganiseerd, speciaal voor project- en portfoliomanagers binnen de overheid. 

Spanningsveld

Binnen een overheidsinstelling zijn er enorm veel dingen die gedaan moeten worden – en natuurlijk allemaal even belangrijk. Volgens de voorvechters dan. Hoe bepaal je nu wat echt prioriteit heeft, hoe dien je het algemeen belang zo goed mogelijk, maar zonder specifieke groepen uit het oog te verliezen, hoe zorg je ervoor dat je je beperkte middelen zo goed en efficiënt mogelijk inzet, en hoe zorg je ervoor dat beleidsmakers en uitvoerders elkaar vinden? 

Genoeg aanleiding voor discussie, maar ook voor praktische zaken en het uitwisselen van informatie. Aan tafel zaten onder andere verschillende gemeenten, maar ook instellingen als de belastingdienst, defensie en de politie waren van de partij. 

Beleid versus operatie

Een veel herkend beeld was dat de beleidsmakers in de organisatie vaak zo veel in beslag genomen worden door allerlei operationele zaken, dat er niet genoeg tijd overblijft om zich echt goed te verdiepen in het maken van goed beleid. Een gemiste kans, want zonder goed onderbouwd beleidskader is het lastig om de juiste keuzes te maken. 

Daarbij komt dat het budget beperkt is. Alle lopende zaken moeten doorgaan, nieuwe regelgeving moet worden opgenomen en dan is er nog wat ruimte nodig voor ontwikkeling en innovatie. Die laatste twee leggen het vaak af tegen de eerste twee: het is en blijft toch belangrijk dat het werk gewoon doorgaat – en ook volgens de regels wordt uitgevoerd. 

Holistisch kader

Een mogelijkheid om deze uitdaging te lijf te gaan is te werken vanuit een breed, holistisch kader. Hiermee wordt niet alleen de operationele werkelijkheid meegenomen in de overwegingen, maar ook de omgeving, de burgers waarvoor de gemeente het uiteindelijk allemaal doet. Zo is er bijvoorbeeld de brede Welvaartsmonitor vanuit het CBS, die als input gebruikt kan worden. Wanneer alle componenten samen bij de beleidsmakers terechtkomen ontstaat een completer beeld. 

Dat beeld kan vervolgens gebruikt worden om de discussie over het portfolio aan te zwengelen. Zo kan op basis van overeenstemming een prioriteit worden gesteld in de projecten. Als dit proces eenmaal goed van start is gegaan, ontstaat een strategisch besturingsmodel waarin niet alleen de dagelijkse praktijk, maar ook de langere termijn en toekomstige veranderingen een plekje krijgen. 

Goede start

Na een middag informatie uitwisselen en levendige discussies zijn onze deelnemers enthousiast. Het begin is er, en er valt veel van elkaar te leren. Of, zoals een van de deelnemers de middag treffend samenvatte: “Dit smaakt naar meer!”. 

En meer komt er dan ook. Met de deelnemers wordt een vervolgsessie ingepland, waarin verder wordt ingegaan op het vormgeven van het kader voor de beleidsmakers en de praktische invulling van het proces. 

Ook behoefte aan kennisdeling? 

Natuurlijk zijn overheidsinstellingen niet de enige die wel eens behoefte hebben aan kennisdeling en het uitwisselen van ervaringen. Wil je zelf ook eens aan de slag met een actueel probleem waarvan je denkt dat dit bij meerdere organisaties in jouw branche speelt? Of ben je, als overheidsorganisatie, ook geïnteresseerd maar heb je deze bijeenkomst gemist? Laat het ons weten!