Twitter logo blue

Centre of 
Expertise

Centre of
Excellence

OPTImaal werken bij de gemeente Nieuwegein

OptimaalframeworkAfgelopen jaar heeft Promista kennis gemaakt met de gemeente Nieuwegein. Vanaf april is er een mooie samenwerking geweest waarin Promista en de gemeente Nieuwegein samen op zoek zijn gegaan naar een manier om de projecten van de gemeente als geheel inzichtelijk te krijgen.

Vaak zien we dat medewerkers binnen een organisatie een druk takenpakket hebben, maar er te weinig transparantie is. Men weet niet van elkaar waar ze precies mee bezig zijn. Een belangrijk beginpunt is het in kaart brengen van de processen, die er zijn binnen een organisatie. Soms zijn deze er niet of zijn ze niet helder genoeg. Zo kan je het overzicht van je beschikbare resources verliezen. 

Om meer inzicht te krijgen in de lopende projecten heeft gemeente Nieuwegein ervoor gekozen om de Fortes Change Cloud (FCC) aan te schaffen. De FCC is een uitgebreid softwarepakket waarin project-, programma- en portfoliomanagement samenkomen. Promista heeft gemeente Nieuwegein begeleid bij de implementatie van deze enterpice oplossing. Dat betekende: het opstellen van processen en deze op een goede manier in het systeem verwerken. Het overdragen van onze expertise van de FCC is nodig om ervoor te zorgen dat er voldoende kennis is om zelfstandig aan de slag te gaan met de tool. Onze ervaren consultant Merijn Sakko heeft daarom interactieve workshops verzorgd voor een aantal medewerkers van de gemeente Nieuwegein. 

OPTImaal framework

Bij Promista zijn wij van mening dat er meer nodig is dan het afleveren van een tool om tot een goed eindresultaat te komen. Onze werkwijze verloopt in drie stappen die wij hebben vastgelegd in het OPTImaal Framework. Binnen de gemeente Nieuwegein is Promista ook op die manier te werk gegaan. De vraagstelling leek duidelijk: hoe krijgen wij onze projecten overzichtelijk en hoe kunnen wij de FCC hierbij inzetten? Toch is meer nodig om dit op een succesvolle manier te realiseren. Daarom zijn met een kort onderzoek de specifieke doelen inzichtelijk gemaakt. Hieruit bleek dat het niet alleen om inzicht in (lopende) projecten ging, maar bijvoorbeeld ook een beter inzicht in de benodigde resources en beter kunnen sturen op (strategische) doelen.

Op basis van deze inzichten is vervolgens een advies uitgebracht over welke onderdelen al dan niet noodzakelijk zijn om het gewenste resultaat te kunnen bereiken en is hier de aanpak op aangepast. Dat betekent dat er tijdens de realisatie niet alleen aandacht was voor de configuratie van de tool, maar ook veel tijd is gestoken in het definiëren van het bijbehorende portfolio- en projectenproces.

Promista is samen met de gemeente Nieuwegein tot een mooi resultaat gekomen: een gestandaardiseerd proces en een systeem wat dat ondersteunt. Hierop sturen en dit uitlijnen is een proces waar de gemeente nu zelfstandig mee aan de slag kan. Met de interactieve workshops heeft de gemeente Nieuwegein genoeg kennis om gebruik te maken van de Fortes Change Cloud en kunnen zij hun projecten als geheel inzichtelijk maken.