Project kickoff? Brainstorm? Inspiratiesessie? Vaak beginnen mensen al te zuchten als ze weer een uitnodiging voor zo’n ‘workshop’ krijgen. Jammer, want met een goede workshop kun je echt het verschil maken in een project.
Dus, hoe zet je dat gezucht om in blije gezichten en een energieke workshop? Met deze X tips helpen we je alvast op weg.
Tip 1: plan voldoende tijd voor de voorbereiding
Met de voorbereiding van je workshop ben je vaak langer bezig dan met de workshop zelf. En dat is prima! Een goed voorbereide workshop loopt soepeler, zorgt bij jou als facilitator voor rust (want je hebt alles goed uitgedacht) en geeft meer resultaat.
Zorg er (naast een goede voorbereiding en planning) ook voor dat je zelf een half uur voor de start van de workshop aanwezig bent. Zo heb je ruim de tijd om je laptop op te starten, alle kabeltjes goed aan te sluiten en te testen, en zelf ook nog te ontspannen met een kop koffie voordat de deelnemers binnenkomen.
Tip 2: deel het doel van de workshop van tevoren
Wat wil je bereiken met je workshop? Laat dat alvast even bezinken bij je deelnemers voor je workshop begint. Wil je met elkaar doelen helder krijgen? Mogelijke oplossingen bedenken voor een bepaald vraagstuk? Leg de vraag alvast tijdens het uitnodigen bij de deelnemers neer. Ook als ze er (nog) niet actief mee aan de slag gaan is het onderbewuste al een beetje geprikkeld en komen ideeën gemakkelijker en sneller tijdens de workshop.
Tip 3: zorg voor een goede PowerPoint
We gebruiken (bijna) allemaal PowerPoint voor een workshop. Toch? Handig middel om uit te leggen wat de bedoeling is en wat de spelregels zijn.
Vaak vullen we onze PowerPoints met tekst. Maar kun je je nog herinneren welke presentaties jou het meest hebben geïnspireerd? Vaak zijn dat de presentaties die niet alleen maar tekst laten zien, maar afwisselen tussen tekst, beeld, en video.
Een boeiende PowerPoint is meer werk. Maar het zorgt er wel voor dat je deelnemers gemotiveerd raken en mee willen doen.
Tip 4: Neem de tijd om te ‘landen’
Zeker als je een groep hebt die elkaar nog niet zo goed kent, is het fijn om even te kunnen ‘landen’. Kop koffie, praatje, even de sfeer in de groep aftasten… heel belangrijk voor je gaat beginnen. En als je dan begint, maak je uiteraard ook tijd voor een kennismakingsronde.
Tip 5: Zorg voor voldoende rust tussendoor
Workshops zijn best intensief, zeker als ze een halve of zelfs een hele dag duren. Zorg er dus voor dat je regelmatig pauzeert. Elk uur een korte pauze van 5 minuten zodat iedereen de benen kan strekken en even koffie kan halen zorgt ervoor dat de energie niet weglekt. Voor de lunch mag je dan ook royaal de tijd nemen – een half uurtje is vaak te kort om alle indrukken te verwerken.
Tip 6: Breng je eigen positieve energie mee
Positieve energie is werkt aanstekelijk. Breng het dus lekker zelf mee! Vertel bijvoorbeeld een persoonlijk verhaal over je passie. Dat kan van alles zijn: van de avonturen die je beleeft met je kinderen tot je persoonlijke postzegelverzameling: als jij er gepassioneerd over kunt vertellen heeft dat effect.
Tip 7: Zorg voor veel interactie
De aandachtsspanne van mensen om stil te zitten en te luisteren naar een spreker is erg beperkt. Als je alleen maar zendt is de kans dat je verhaal blijft hangen dus een stuk kleiner.
Zorg er daarom voor dat mensen zelf ook in actie komen en begin hier het liefst al meteen aan het begin van de workshop mee. Test bijvoorbeeld de kennis over het onderwerp met een quiz, of laat deelnemers over bepaalde stellingen in debat gaan.
Tip 8: zorg voor een goede terugkoppeling
Na de workshop gaat het gewone leven weer verder en zakt de inspiratie vaak weer een beetje weg. Zorg ervoor dat jouw deelnemers nog even kunnen nagenieten in de vorm van een kort filmpje of foto’s, en koppel meteen de resultaten en de indrukken van de workshop terug.
Tip 9: less is more!
Probeer niet te veel in een workshop te proppen. Vaak is een enkel thema of een enkele doelstelling al voldoende om je workshop mee te vullen. Heb je een flinke agenda, dan loop je het risico te verzanden in discussies en moet je waarschijnlijk dingen afkappen wegens tijdgebrek, waardoor je inspiratie weer afbreekt.
Tip 10: zorg voor variatie
Zeker bij een langere workshop is variatie het toverwoord. Combineer verschillende werkvormen in verschillende onderdelen zodat mensen steeds geprikkeld blijven worden om mee te doen. Geef een demo, ga speeddaten, houd een debat met prikkelende stellingen, breng een use-case in en laat mensen daarover brainstormen. Een gevarieerd programma zorgt dat de aandacht op het thema blijft.
