Alfa Accountants en Adviseurs is op zoek naar een goede tool om hun projecten in onder te brengen. En niet zomaar een tool: hij moet goed aansluiten bij de inrichting van de organisatie, in het Nederlands kunnen werken, eenvoudig in gebruik zijn én alle projecten op de juiste manier kunnen weergeven en samenvoegen. Of Promista daarmee kan helpen?
Wie is Alfa Accountants en Adviseurs?
Alfa Accountants en Adviseurs is een middelgrote accountantsorganisatie met brede financiële kennis én specialistische branches in zowel het mkb als de agrarische sector. Vanuit het hoofdkantoor worden 1.100 medewerkers aangestuurd die werkzaam zijn in 35 regiokantoren en vanuit daar de klanten lokaal en persoonlijk verder helpen. Want dat de klant voorop staat is bij Alfa vanzelfsprekend.
Binnen Alfa wordt actief verbetermanagement toegepast om ervoor te zorgen dat de dienstverlening van hoge kwaliteit is én blijft. Dat gebeurt door middel van projecten die aangestuurd worden vanuit het hoofdkantoor en vervolgens in samenwerking met de regiokantoren worden uitgevoerd. Zo wordt geborgd dat alle regiokantoren dezelfde aanpak hanteren en verbeteringen door iedereen worden opgepakt.
De uitdaging: van Excel naar projectmanagement-tooling
Sindy Jansen is portfoliomanager bij Alfa en is verantwoordelijk voor het beheer van de projecten vanuit het hoofdkantoor. Ze heeft veel contact met de aanspreekpunten in de regiokantoren en bewaart het overzicht over de diverse projecten.
“Toen ik begon bij Alfa was project- en portfoliomanagement nét geïmplementeerd,” vertelt Sindy. “Ik ben aangenomen om de toenmalige portfoliomanager te ondersteunen, toen nog een rol die zou rouleren onder de stafhoofden. Inmiddels heb ik deze rol volledig op mij genomen.”
Sindy stond meteen voor een uitdaging: hoe houden we overzicht en hoe weten de regiokantoren wat eraan gaat komen? Het toenmalige Excel-bestand werd uitgebreid maar kraakte na een tijdje ook in zijn voegen. Met toestemming van de directie ging ze op zoek naar een softwarepakket dat zowel haar als de projectmanagers in de regio kon ondersteunen bij het uitvoeren van projecten. Sindy: “Ik had een lijst opgesteld met wensen en eisen waaraan dat systeem moest voldoen. Zo vonden we het bijvoorbeeld belangrijk dat het in het Nederlands zou werken en moest het voor iedereen zeer gebruikersvriendelijk zijn. Juist omdat projectleider bij ons geen functie is, maar een rol die de meesten vanuit hun inhoudelijke expertise uitvoeren.”
Uiteindelijk viel de keuze op de Fortes Change Cloud. Sindy nam contact op met Fortes voor een demo en hulp bij het inrichten en implementeren, en kwam terecht bij Promista als partner van Fortes.
Het proces: van ‘leeg’ systeem naar passende oplossing
Vanuit Promista is het senior consultant en directeur Henk Daniel die de vraag van Alfa oppakt. “Henk heeft eerst wat vragen gesteld over onze organisatie, de manier van werken, de organisatiecultuur en onze wensen. Aan de hand daarvan kregen we een demo van de Fortes Change Cloud, die dus ook aansloot bij onze situatie en onze vragen. Dat gaf heel veel, maar ook heel bruikbare informatie.”
Na de demo was de keuze voor de Fortes Change Cloud snel gemaakt. En daarna begon het echte werk: het inrichten van de software naar een passende oplossing voor Alfa.
“We hebben ons eerst een dag opgesloten zodat we goed helder konden krijgen hoe de projectorganisatie in elkaar steekt en wat het systeem allemaal moest kunnen om dat te ondersteunen. We zijn dus echt bij de basis begonnen en ik heb op die manier heel veel geleerd over de Fortes Change Cloud. Henk is sterk in het uitvragen van allerlei zaken en om een overload aan informatie te voorkomen vertelt hij niet meteen alles maar beperkt zich tot de basis. Dat was soms wel verwarrend: hè, waarom stelt hij me deze vraag? Maar achteraf merkte ik dan dat er wel degelijk iets achter zat dat we tijdens de inrichting konden gebruiken.”
“Promista heeft veel kennis van de Fortes Change Cloud. Daardoor is het systeem nu zo ingericht dat het voor ons werkt.”
Sindy Jansen – Portfoliomanager bij Alfa Accountants en Adviseurs
Zo bleek dat de projectinrichting van Alfa wat complexer is dan gebruikelijk. Doordat een project vanuit het hoofdkantoor wordt uitgerold naar verschillende locaties ontstaan in de regiokantoren kleine deelprojecten die allemaal onderdeel zijn van hetzelfde geheel. Al die delen moesten samengevoegd kunnen worden zodat de projectmanagers in de regio hun eigen deel konden beheren en Sindy vanuit het hoofdkantoor het overzicht kon bewaren. “Daaraan merk je dat Henk echt veel kennis over de Fortes Change Cloud heeft. Het is best een lastige vraag en zelf had ik dit niet zo kunnen inrichten. Maar Henk toverde elke keer weer een nieuwe truc uit de hoge hoed,” lacht Sindy. “En daardoor is het nu zo ingericht dat het voor ons werkt.”
Het resultaat: projectmanagementsoftware die werkt!
In januari is de nieuwe Fortes Change Cloud in gebruik genomen en werkt Alfa in het nieuwe systeem. “Vanuit de vestigingen was het nog best spannend”, vertelt Sindy. “Het is natuurlijk wel even wennen, zo’n compleet nieuw systeem. Maar mensen zijn ook wel blij dat die oude Excel eindelijk is vervangen.”
“Door het gebruik van de Fortes Change Cloud ontstaat meer grip op projecten en kan uniformiteit beter worden geborgd. Alle informatie komt nu op de juiste manier bij elkaar, waardoor er meer overzicht ontstaat. En dat scheelt uiteindelijk veel vertraging en frustratie!”