Twitter logo blue

Centre of 
Expertise

Centre of
Excellence

Gemeente Utrecht

De Uitdaging:

De gemeente Utrecht voert veel projecten en programma’s uit. De ICT-projecten binnen de gemeente zijn onderdeel van de  portfoliobesturing, en het is zaak om het overzicht en de samenhang van al die projecten goed in kaart te brengen en te besturen. Daarnaast bestaat de behoefte aan het centraal beheren van alle projectinformatie, de rapportages en de overzichten. De uitdaging voor de gemeente Utrecht is om daar een goede organisatie en tooling tegenover te zetten. Wat werkt het best?

Gelukkig is de gemeente Utrecht niet de enige met deze vraag. Na een geslaagde pilot in de G4  besloot de Gemeente Utrecht  om de ICT-projecten onder te brengen in de Principal Toolbox. Utrecht ging  hiermee voortvarend aan de slag, uiteraard projectmatig.

De Uitvoering:

Richard Doornekamp, projectmanager bij de gemeente Utrecht, ging samen met twee consultants van Promista aan de slag met de implementatie. Het management van de gemeente besloot dat de nieuwe tooling allereerst uitgerold zou worden binnen het portfolio van automatiseringsprojecten en informatievoorziening.

Richard en Promista namen het hele traject uitvoerig door en stelden een implementatieplanning op. Daarnaast kreeg de praktische kant volop aandacht : hoe richten we het nieuwe systeem in, hoe gaat het eruit zien? En … hoe gaan we om met die collega’s die eigenlijk heel tevreden zijn met hun eigen Excel-overzichten? Werken ze mee in deze vernieuwing?

Op praktisch vlak werden alle wensen op het gebied van configuratie, schermindeling, informatievoorziening en rapportages vastgelegd en afgestemd en ingericht. Op strategisch vlak werd ook het management voorzien van de juiste informatie, updates over de voortgang en voorgelicht over de mogelijkheden. Deze  combinatie op praktisch en strategisch gebied nam de gemeente Utrecht veel werk uit handen.

Na een uitgebreide sessie waarin de configuratie van het systeem en de indeling van het scherm uitgebreid zijn besproken, zijn Richard en Promista aan de slag gegaan met de bouw en de implementatie. Richard als projectmanager en Promista als adviseur en ondersteuner bij het inrichten van het systeem, het maken van de koppeling naar SAP en voor allerhande praktische zaken.

Het Succes:

Dankzij de inspanningen van Richard en Promista staat de Principal Toolbox inmiddels als een huis in de gemeente Utrecht. Niet alleen de ICT-afdelingen, iv-UFlex en automatisering  maken er gebruik van, ook de businessonderdelen binnen de gemeente Utrecht zijn ermee aan de slag gegaan en vragen steeds om meer mogelijkheden voor registratie, planning en rapportage.

Herkenbaar?

Herkent u dit verhaal en bent u voor uw organisatie ook op zoek naar meer inzicht en overzicht in projecten? Wij maken u graag wegwijs in de mogelijkheden van tooling voor uw organisatie. Neem vandaag nog contact op met René Bosschers (telefonisch op 06-421 24715 of per e-mail) en vraag naar de mogelijkheden.