Door: Jacqueline Miltenburg, projectprofessional en eigenaar van Alles Gaat Vanzelf
Wie aan Lean denkt, denkt vaak aan procesoptimalisaties, continu verbeteren, kwaliteitsverbetering en kostenreductie.
Niet alleen de reguliere business kan de Lean-principes toepassen in het dagelijks werk, ook als PMO’er binnen een projectorganisatie biedt Lean vele handvatten en mogelijkheden om het werk eenvoudiger en efficiënter te organiseren.
De Lean-methodiek bevat principes die niet alleen door de business, maar ook door PMO kunnen worden toegepast. Binnen PMO wordt gebruik gemaakt van vooraf vastgestelde processen en templates. Aan de ene kant handig, want zo ziet alles er hetzelfde uit en kan er gemakkelijk worden vergeleken. Maar hoe vergelijk je de implementatie van een nieuwe softwaremodule met een innovatietraject? En wat doe je als een project niet zo goed in de template past of als er in het huidige proces niet op de juiste dingen wordt getoetst?
Processen op maat
Een succesvol PMO dat volgens de Lean-principes werkt, zorgt voor projecten die daadwerkelijk waarde toevoegen aan de organisatie met zo weinig mogelijk verspilling in het proces. Dat betekent dat elk project, naast een onderdeel van het portfolio, ook een individueel traject is waar het standaardproces op moet worden aangepast.
Daarbij is de input en het commitment van de stakeholders essentieel. Zij bepalen welke producten er opgeleverd moeten worden en aan welke voorwaarden die producten moeten voldoen. Daarom is het voor PMO van belang om de stakeholders goed te betrekken bij het project. Door van tevoren de taken, verantwoordelijkheden en verwachtingen duidelijk te maken met de stakeholders en tussentijds regelmatig af te stemmen zorg je voor betrokkenheid en draagvlak in de organisatie.
Lean op portfolio-niveau
Ook op portfolio-niveau zijn de Lean-principes te gebruiken. De taak van PMO binnen het portfolio bestaat uit het beheren van het aantal projecten op het portfolio en het bewaken van de inzet van resources. Je kunt immers geen nieuw project starten als de resources niet beschikbaar zijn. Lean kan hier een toegevoegde waarde bieden. Door de efficiënte inzet van processen en resources zorgt Lean ervoor dat de projecten met de hoogste prioriteit als eerste worden opgepakt en zo snel mogelijk worden voltooid. Zo ontstaat er weer ruimte voor de overige projecten.
Door het toepassen van Lean-principes binnen PMO wordt niet alleen ondersteuning van PMO efficiënter, maar wordt ook de uitvoering van projecten verbeterd en gefaciliteerd met processen en templates op maat. Zo zorgt Lean niet alleen in de business, maar ook in projecten voor toegevoegde waarde.
