Projectplanningen zijn lastig om te maken. Je kunt tenslotte niet in de toekomst kijken en tijdens de projectuitvoering kan er van alles gebeuren. Soms zitten dingen tegen waardoor je vertraging oploopt: een leverancier die later levert dan afgesproken, de kwaliteit die tegenvalt, een cruciale resource die niet (meer) beschikbaar is of toch een uitbreiding van de scope van het project.
Optimistisch plannen
Eigenlijk kun je met plannen twee kanten op. Allereerst kun je plannen voor de ideale situatie. Er komen geen tegenslagen, alles gaat zoals het hoort en vertragingen komen niet voor. Dit zogeheten optimistisch plannen wordt vaak binnen projecten gedaan. Want er al aan het begin vanuit gaan dat er dingen misgaan… dan heb je je project gewoon niet goed gemanaged, toch?
Realistisch plannen
Als we kijken naar projecten die al zijn opgeleverd, zien we vaak dat die initiele planning niet wordt gehaald. Want een leverancier was later, want die ene medewerker die net die cruciale kennis had voor dat onderdeel werd ziek, want de opdrachtgever wilde toch ook dat ene dingetje er nog bij doen… vaak zijn het zaken die volkomen logisch en redelijk zijn, maar wel voor vertraging zorgen. Vertraging die de optimistische planner niet heeft meegenomen.
De realistische planner houdt rekening met mogelijke tegenslagen. Natuurlijk gaat niet alles fout, maar mensen worden nu eenmaal wel eens ziek en leveranciers zijn niet altijd op tijd of leveren in één keer goed. Zeker bij projecten met een langere looptijd zal de realistische planner een marge inbouwen voor ziekte en/of vakantie, en voor mogelijke risico’s die zich kunnen voordoen.
Psychologisch effect
In de psychologie noemt men dit de ‘planning bias’ – we zijn steevast te optimistisch over hoeveel tijd iets eigenlijk kost. Als er ook maar een klein ding iets anders loopt, klopt de planning daardoor niet meer. In de praktijk is de initiële planning dus niets meer dan dat: de planning voor de ideale situatie.
Dit doen we niet bewust: ons brein is zo ingesteld dat we het liefst kijken naar het best case scenario in plaats van naar mogelijke valkuilen en vertragingen. We zien liever de baten dan de risico’s. Daarnaast is ons brein ook zo ingericht dat we het gevoel hebben dat tegenslagen ons niet gaan overkomen – die gebeuren altijd bij een ander. Daardoor zien we onze planning optimistisch in en komt er op papier een planning te staan die in de praktijk bijna niet haalbaar is.
Lastig verhaal
Niet alleen de projectmanager heeft last van dit psychologisch effect. Dit geldt net zo goed voor de opdrachtgever. Een projectmanager met een optimistische planning zal dus een goed verhaal hebben richting zijn opdrachtgever, ook al blijkt achteraf dat hij die planning of dat budget niet waar heeft kunnen maken.
De realistische planner komt met een moeilijker verhaal: tegenslagen? Risico’s? Dat zijn dingen die ook de opdrachtgever niet graag hoort. Door deze zaken te benoemen loopt de realistische planner het risico om als ‘negatief’ weggezet te worden – want waarom al die tegenslag? Het kan toch ook gewoon goed gaan? En dat hebben we toch zeker zelf in de hand – kwestie van goed managen en op tijd aanvragen!
Hoe gaan we hier dan mee om?
Goed, dus we plannen vaak te optimistisch en een realistische planning is moeilijk te verkopen. Hoe gaan we hier dan goed mee om?
Allereerst is optimistisch plannen niet direct ‘fout’ – het geeft aan wat de ideale situatie zou zijn en geeft ons een uitdaging om ons in vast te bijten. Niets mis mee! Tenminste, niet als we ons ervan bewust zijn dat onze planning optimistisch is en naar alle waarschijnlijkheid in de loop van het project wat bijgesteld gaat worden.
Toch liever realistisch plannen? Dat kan op een aantal manieren. Vaak zijn de ‘lessons learned’ van vergelijkbare projecten een goed uitgangspunt. Hoe is de planning daar verlopen? Een veel gebruikte vuistregel is ook om 50% extra tijd te plannen voor projectactiviteiten. Zo is er de mogelijkheid tot uitloop en als alles wel goed gaat, ben je dus eerder klaar. En dat is dan weer wel goed nieuws voor de opdrachtgever.
