Binnen het organisatieonderdeel Ontwikkelorganisatie Ruimte (kort gezegd: Ruimte) van de gemeente Utrecht staat de ontwikkeling van de stad centraal: er worden straten herontwikkeld, bruggen gebouwd of verkeer omgeleid. Een enorme klus voor een grote stad. 

Ruimte is te zien als een groot ontwerpbureau. De meer dan 750 medewerkers zijn trots op de stad en zetten elk hun expertise in om de stad ‘fit’ te krijgen en te houden voor de toekomst. Elke dag is anders. 

Waar zoveel projecten worden uitgevoerd ontstaat vanzelf een behoefte aan overzicht. Zeker als het gaat om projecten die alle bewoners van Utrecht ten goede komen. 

De uitdaging: overzicht in projecten en resources

Dorothé Okkerse, Implementatiemanager FCC bij de gemeente Utrecht, werkt met een team dat een deel van deze taak op zich heeft genomen. “Overzicht is essentieel om goede sturing te kunnen geven,” vertelt ze. “Natuurlijk hadden we altijd al overzicht maar de informatie stond in verschillende systemen. Het was niet gebundeld. Dan krijg je op stukjes overzicht maar is het geheel minder in beeld. En er zit natuurlijk ook veel informatie in de hoofden van de mensen. Duidelijk was dat er meerwaarde zat in één plek waar we projectinformatie zouden kunnen bundelen. Ook maken we meerjarige planningen die we niet altijd gemakkelijk in één systeem kwijt konden. Veel systematiek draait rondom boekjaren.”

Zicht op de meerjarige planningen is heel prettig en stelt Ruimte in staat om goed zicht te houden op de toekomstige inzet. Veel projecten die door Ruimte worden uitgevoerd duren meerdere jaren. “Het realiseren van een nieuwe brug bijvoorbeeld,” vertelt Dorothé. “Dat duurt al snel een aantal jaren en er wordt van tevoren een zo nauwkeurig mogelijke planning gemaakt. Zo kan de projectleider een redelijke inschatting maken wanneer welke expertise nodig zal zijn, over de jaren heen. Maar omdat de meerjarige planningen niet in één systeem stonden, konden we minder gemakkelijk integraal over de boekjaren heen kijken en minder goed de capaciteit en expertise verdelen en inplannen.” 

“Wanneer je (ver) van tevoren weet wat je (ongeveer) nodig hebt aan capaciteit en expertise, dan kun je in een vroeger stadium maatregelen nemen als de interne organisatie niet die specifieke kennis en kunde kan leveren op het gewenste moment. Dan kun je bijvoorbeeld een paar jaar van tevoren al een junior aantrekken en die opleiden.”

Als je met de gemakkelijkste dingen begint, zijn de verwachtingen van alle opvolgende acties torenhoog. En dan kun je die verwachtingen niet zomaar meer waarmaken.” 

Dorothé Okkerse | Implementatiemanager FCC – gemeente Utrecht

Het proces: het moeilijkste als eerst

Zo is ervoor gekozen om als eerste van start te gaan met de capaciteitsmanagement-module in FCC. Geen gemakkelijke klus, aangezien capaciteitsmanagement alle onderdelen van de organisatie raakt. “Tja… we zijn wel direct met het meest complexe onderdeel begonnen volgens mij,” lacht Dorothé. “Misschien maar goed ook. Dan kan het daarna ook alleen maar makkelijker worden! Als je met de gemakkelijkste dingen begint, zijn de verwachtingen van alle opvolgende acties torenhoog. En dan kun je die verwachtingen niet zomaar meer waarmaken.” 

Samen met Promista is er een basis neergezet die al snel in het dagelijks werk werd gebruikt. Dat zorgde ervoor dat ook alle belanghebbenden mee konden denken met de ontwikkeling van de FCC. “Natuurlijk wordt er ook wel eens gemopperd,” knikt Dorothé. “Soms gaan er nog dingen mis of is iets onduidelijk. Het is natuurlijk wennen in het begin.” 

Om zo veel mogelijk vragen, suggesties en vastlopers mee te nemen, zijn er een aantal maatregelen genomen. Zo is er een helpdesk (eigenlijk meer een combinatie van helpdesk en functioneel beheer) opgericht om vragen van medewerkers over de FCC op te vangen. Daarnaast is er samen met Promista-consultant Henk tijd geblokt om te sparren over de functionaliteit van de FCC en hoe die te verbeteren is. “Daar zitten ook de mensen van de helpdesk weer bij,” vult Dorothé aan. “En een business controller van de unit bedrijfsvoering. En verder schuiven er collega’s aan die bijvoorbeeld een sleutelpositie hebben op andere IT-systemen die we nodig hebben om de FCC goed te laten functioneren.”

Het resultaat: inzicht, overzicht en onderbouwde besluiten

Door het snelle schakelen met de gebruikers van het systeem, de key users van andere systemen en de consultants van Promista worden er mooie stappen gezet. Er komt steeds meer data beschikbaar in de FCC en er kan ook steeds meer inzichtelijk worden gemaakt. 

“Maar we zijn er nog lang niet hoor,” lacht Dorothé. “We hebben nu een mooie set aan sturingsinformatie staan, met hulp van implementatiemanager Jasper van Promista. Maar ook voor de projectmanagers en andere medewerkers willen we echt dat de FCC een toegevoegde waarde gaat leveren. Zodat we er niet alleen voor de besturing van het geheel iets aan hebben, maar dat ook de projectmanager zijn projectgegevens op één plek terug kan vinden.”

Natuurlijk zijn niet alle collega’s meteen overtuigd van het nut van de FCC, of zelfs van het nut of de noodzaak van goede sturingsinformatie. Nieuwe software schrikt af. Dorothé glimlacht. “Ik gebruik vaak een tegeltjeswijsheid om mensen toch te overtuigen. Hij komt van een goede bekende van mij, een man van 82 die nog altijd met veel liefde en enthousiasme lesgeeft in de zeilwereld. ‘Wie sturen kan, zeilt bij elke wind’, staat er op dat tegeltje. En zo zie ik het hier ook. Als je ervoor kunt zorgen dat je de juiste data bij elkaar brengt, en die data is toegankelijk en biedt inzicht dan kun je op elk moment met een betere onderbouwing een beslissing nemen.”