Risico’s zijn overal: in de bedrijfsvoering, bij het uitvoeren van je werkzaamheden, in je persoonlijke leven en ook in het uitvoeren van project en portfolio. Maar hoe ga je op een goede manier om met risico’s?
In project- en portfoliomanagement wordt vaak al een risico-analyse gemaakt. Maar hoe een organisatie vervolgens omgaat met die risico’s is heel verschillend. Bij de een wordt er een marge op planning, budget en resources genomen, bij de ander is de risico-analyse niet meer dan een opsomming van wat er allemaal mis kan gaan.
Een goede risico-analyse
Een goede inschatting van risico’s vergroot de kans op succes. Daarom is het goed een risico-analyse op te nemen in je projectplan of portfolio-analyse. Een goede risico-analyse beantwoord in ieder geval deze basisvragen:
- Wat zou er mis kunnen gaan?
- Als het risico zich voordoet, wat is dan het effect?
- Hoe groot is de kans dat dit risico zich voor gaat doen?
- Hoe gaan we met dit risico om?
Het effect van risico’s
Risico’s kunnen uiteenlopende effecten hebben. Zo kan een project of portfolio uit planning, budget of resources lopen waardoor plannen of doelen bijgesteld moeten worden. Ook kan het gebeuren dat het resultaat gevaar loopt, waardoor een project of porfolio minder effectief wordt en misschien herzien of gestopt moet worden. Tenslotte kan ook het draagvlak te klein worden om veranderingen doorgang te laten vinden.
Hoe groot is de kans?
Van sommige risico’s is de kans klein, maar de schade heel groot. Andersom kan ook de kans vrij groot zijn maar de schade klein, of alles daar tussenin. Daarom is het van belang om een inschatting te maken van de kans dat een risico zich voordoet. Dat kan door de impact van elk risico vanuit ‘onderbuikgevoel’ (subjectief) in te schatten, maar ook door gebruik te maken van een matrix of rekenmethode. Dat laatste levert een objectiever beeld van de risico’s, maar kost vaak ook meer tijd en expertise.
Risk response
Wanneer alle risico’s helder zijn, kun je je afvragen hoe je met een risico omgaat. Hierop zijn een aantal antwoorden mogelijk.
Je kunt een risico vermijden, wat betekent dat je de kans op het risico zo klein mogelijk gaat maken. Hiervoor kun je van tevoren acties opstellen. Een andere mogelijkheid is om de impact van het risico zo klein mogelijk te maken. Zo worden risico’s minder kostbaar voor de organisatie en kunnen veranderingen toch doorgang vinden.
Een andere mogelijkheid is het overdragen van een risico, bijvoorbeeld door het afsluiten van een verzekering. Op het moment dat het risico zich dan voordoet wordt er een financiele compensatie geboden voor de geleden schade. Deze reactie wordt veel gebruikt wanneer er kostbare middelen worden ingezet die mogelijk schade kunnen oplopen.
Tenslotte kun je een risico wel accepteren. Wanneer het effect van het risico klein genoeg is om zelf te dragen en/of de kosten van het mitigeren erg hoog, wordt het risico geaccepteerd. Dat betekent dat de organisatie zal moeten dealen met het risico wanneer het zich voordoet.
Heb je voor elk risico een respons gedefinieerd (en zijn er geen onacceptabele risico’s gevonden), dan kun je voor elk risico een kort plan maken waarin eigenaar, budget en acties voor elk risico zijn omschreven.
