Scope Creep: we kennen het allemaal, we willen het eigenlijk niet en toch zeggen we soms ‘ja’ tegen zo’n extra verzoek dat er nog even bij gedaan moet worden.
Hoe komt dat – en wat kun je ertegen doen?
Portfoliomanagement en projectmanagement hebben elk hun eigen focus. Portfoliomanagement draait om ‘de juiste projecten doen’, terwijl projectmanagement zich bezig houdt met ‘de projecten juist doen’. In theorie een duidelijk verschil, in de praktijk vaak een minder scherpe scheidslijn. En dat leidt tot een minder effectief project- en portfoliomanagementproces. Hoe kan dat en, nog belangrijker, hoe los je het op?
Risico’s zijn overal: in de bedrijfsvoering, bij het uitvoeren van je werkzaamheden, in je persoonlijke leven en ook in het uitvoeren van project en portfolio. Maar hoe ga je op een goede manier om met risico’s?
Project kickoff? Brainstorm? Inspiratiesessie? Vaak beginnen mensen al te zuchten als ze weer een uitnodiging voor zo’n ‘workshop’ krijgen. Jammer, want met een goede workshop kun je echt het verschil maken in een project.
Dus, hoe zet je dat gezucht om in blije gezichten en een energieke workshop? Met deze X tips helpen we je alvast op weg.
Waarschijnlijk het minst leuke onderdeel van je project: de weerstand tegen verandering die vroeg of laat in elk traject de kop opsteekt. Lastig… maar ook mooi. Want weerstand maakt jouw eindresultaat nog mooier en beter.
Zeg eens eerlijk: hoe vol is jouw agenda? Ren je van meeting naar workshop en van teamoverleg naar brainstormsessie? En hoe productief voel je je dan?
In elke organisatie zijn er meer projecten dan er budget, tijd of mensen zijn. En dus moeten er keuzes worden gemaakt. Maar hoe doe je dat en hoe zorg je ervoor dat je de juiste projecten selecteert voor het portfolio?
Het begint eigenlijk al met de laatste vraag: het selecteren van de juiste projecten. Want wat zijn dat eigenlijk: de juiste projecten?
De juiste projecten dragen bij aan de strategie en doelstellingen van de organisatie, zowel op korte als op lange termijn. Het kan dus zo zijn dat een project dat dit jaar niet goed past binnen het jaarplan, dat volgend jaar wel doet. Of dat een project misschien minder aansluit bij de doelstelling voor dit jaar, maar wel een grote bijdrage levert aan de lange termijnplanning.
Als duidelijk is welke projecten een bijdrage leveren aan de doelstellingen zijn er waarschijnlijk nog altijd te veel projecten over. Een logische tweede stap is dan om te kijken naar de kosten en de baten. Wat kost een project, en staat dat in verhouding tot wat het oplevert? Welke risico’s zijn er, hoe groot zijn die risico’s en wat kost het als zo’n risico zich voordoet?
Vaak maken projecten gebruik van dezelfde, beperkte resources. Denk bijvoorbeeld aan capaciteit vanuit IT of specialistische kennis die nodig is. Om te voorkomen dat mensen overvraagd worden en het werk niet meer aankunnen is het ook nodig om te kijken naar de planning en capaciteitsvraag van projecten.
Daarnaast zijn sommige projecten ook afhankelijk van elkaar: als het resultaat van project A is opgeleverd, kan project B dit weer gebruiken om verder te ontwikkelen. Deze projecten moeten dus in de juiste volgorde worden gezet.
Op basis van verschillende criteria op deze onderdelen ontstaat een soort ranking binnen de projecten. Daarmee kan het projectenportfolio worden samengesteld, zodat de projecten die de grootste bijdrage aan de doelstelling van de organisatie leveren ook de prioriteit krijgen die ze verdienen.
Meer weten over het selecteren van projecten voor het portfolio, het definieren van de juiste criteria en het vormgeven van een goed portfoliomanagement-proces?
Neem meteen onze whitepaper ‘De Kunst van Portfoliomanagement’ mee. Hierin lees je meer over wat er allemaal komt kijken bij het samenstellen van een goed portfolio.
Hoewel veel organisaties er al gebruik van maakten, lijkt het er nu op dat de coronacrisis voor een grote doorbraak zorgt in de wereld van online vergaderen. Overleg met een collega, leidinggevende, of het hele team? De mogelijkheden van online vergaderen zorgen er in deze periode voor dat bedrijven en organisaties niet stil blijven staan. Wij delen graag een aantal tips waarmee online vergaderen nog soepeler verloopt.
Ook bij Promista zien we dat veel opdrachtgevers door de coronamaatregelen op zoek zijn gegaan naar een manier om elkaar te blijven zien. Microsoft Teams is één van onze favorieten. Onze collega’s hebben inmiddels al aardig wat ervaring en geven graag hun ultieme Teams-tips. Dit zal jouw werk een stuk gemakkelijker maken.
Een goed begin is het halve werk. En dat geldt zeker voor het opstarten van een nieuw project, want je krijgt vaak maar één kans om je project (en jezelf als projectleider of -ondersteuner) goed neer te zetten in de organisatie. Onze consultants en de experts van De Project Academie hebben tien tips voor een goede projectstart voor je op een rijtje gezet.