Een goed begin is het halve werk. En dat geldt zeker voor het opstarten van een nieuw project, want je krijgt vaak maar één kans om je project (en jezelf als projectleider of -ondersteuner) goed neer te zetten in de organisatie. Onze consultants en de experts van De Project Academie hebben tien tips voor een goede projectstart voor je op een rijtje gezet.
1. Neem de tijd om de opdracht helder te krijgen.
Zorg dat je als projectmanager de opdracht goed begrijpt. Overleg uitgebreid met je opdrachtgever en probeer zo goed mogelijk en visueel de opdracht samen helder te krijgen zodat je allebei dezelfde verwachtingen hebt.
2. Zorg voor een heldere doelstelling en definieer het op te leveren resultaat.
Als je toch bezig bent met het helder krijgen van je opdracht, neem dan ook de gelegenheid om de doelstelling van het project zo concreet mogelijk te maken. Vaak weet men wel ongeveer wat de gewenste situatie is, maar in welk opzicht het project hieraan gaat bijdragen is dan weer minder duidelijk. Welk resultaat ga je opleveren met het project en welk effect heeft dat op de nieuwe situatie?
3. Wie doet wat?
Nog iets dat vaak gaandeweg ‘groeit’ zonder erover na te denken is de rolverdeling die binnen het project geldt. Wie zit er allemaal in het projectteam, wie levert welke bijdrage aan het project en wat zijn de verwachtingen van de stuurgroep aan jou als projectmanager, en de verwachtingen van de projectmanager van de projectondersteuner? Zo zit je elkaar straks niet in de weg en valt er zo min mogelijk tussen wal en schip.
4. Ken je team of leer je team kennen.
Weet jij wat de sterke en zwakke punten zijn van elk teamlid? Voer voordat je begint zo veel mogelijk kennismakingsgesprekken. Zijn er mensen die niet goed passen bij het totale team, probeer die dan op een diplomatieke manier te vervangen of zorg dat ze het team niet verstoren door hen op de juiste manier aan het werk te zetten.
5. Praat met zo veel mogelijk stakeholders.
Zeker als je nieuw binnenkomt in een organisatie is het lastig om alle stakeholders goed in kaart te krijgen. Praat daarom met alle stakeholders die je aan het begin weet te vinden. Zo krijg je meer draagvlak voor de oplossing die je met de opdrachtgever hebt besproken.
6. Wie heeft welk mandaat?
Waarover mag je als projectmanager zelf beslissen of escalaties oplossen, en wanneer moet je iets voorleggen aan je opdrachtgever of de stuurgroep? Zo voorkom je dat je wordt ‘teruggefloten’ of dat je juist voor de zekerheid alles voorlegt voordat er een knoop doorgehakt wordt, waardoor je flink vertraging kunt oplopen. Maak hiervan een besluitvormingsboom, zodat je altijd kunt terugvallen op gemaakte afspraken.
7. Zorg voor een goede Business Case.
Als er al een Business Case is gemaakt, verifieer deze dan zodat je zeker weet dat deze goed in elkaar zit. Is er nog geen, maak hem dan zelf. Dit is een van de belangrijkste besturingsmechanismen van je project.
8. Kies de juiste manier van werken die past bij de organisatie.
Ga niet agile werken als dat niet past bij de organisatie en vraag niet overal goedkeuring voor als het een informele omgeving is. Zo sluit je aan bij het ‘normale’ reilen en zeilen van de organisatie en zal de omgang met alle betrokkenen, de besluitvorming en de uitvoering van het project soepeler verlopen.
9. Zorg voor een goede afsluiting.
Laat je project niet zomaar los na de uitvoeringsfase, maar zorg dat het ook wordt afgesloten. Vier je successen en communiceer opnieuw met je projectteam, stuurgroep, stakeholders en andere betrokkenen. Zo kan iedereen het project niet alleen op papier, maar ook gevoelsmatig afsluiten.
10. Gebruik je gezond verstand.
Tot slot misschien een open deur, maar vaak wordt een methodiek bijna blindelings gevolgd, omdat dit bij een andere organisatie veel succes had. Neem de basis en vul die aan met zaken die voor die organisatie en dat specifieke project van meerwaarde zijn. Daarvoor hoef je niet het wiel opnieuw uit te vinden, maar kun je wel kritisch kijken naar alle beschikbare modellen, kennis en ervaring die je meeneemt.
