Scope Creep: we kennen het allemaal, we willen het eigenlijk niet en toch zeggen we soms ‘ja’ tegen zo’n extra verzoek dat er nog even bij gedaan moet worden.
Hoe komt dat – en wat kun je ertegen doen?
Vanuit de psychologie zijn er verschillende onderzoeken gedaan (bijvoorbeeld deze van dr. Robert Cialdini) naar het ‘waarom’ van ja zeggen tegen dingen die we eigenlijk toch niet willen. Verkopers maken hier handig gebruik van, maar ook in de projectenwereld kunnen deze principes er zo maar voor zorgen dat je weer een extra taak in de schoenen geschoven krijgt.
1. We zijn gevoelig voor autoriteit
Uit verschillende psychologische studies blijkt dat we als mens gevoelig zijn voor autoriteit. Hoe hoger de positie van degene die ons iets vraagt, hoe meer we geneigd zijn om ‘ja’ te zeggen zonder eerst na te denken over de gevolgen. Met andere woorden, het maakt nogal uit of de junior medewerker je vraagt om iets extra’s, of de directeur.
2. Er is haast bij
Bij grote organisaties is veel bureaucratie. En bureaucratie betekent vaak vertraging, want alle stempels halen en door alle hoepels springen om het proces te volgen kost eenvoudigweg tijd. Vaak hebben we dan de neiging om even een bochtje af te snijden en de zogeheten geitenpaadjes in de organisatie op te zoeken. Zo kunnen we sneller dingen regelen en door met het project.
Voor een kleine wijziging die niet veel moeite kost gaan we dus niet het hele wijzigingsproces volgen: een inschatting maken van tijd en resources, alles op papier zetten, overleggen met de stuurgroep, wijzigen en bijstellen kost allemaal meer tijd dan het gewoon doorvoeren van de wijziging. Vooral als het druk is lijkt het dan wel zo gemakkelijk om zo’n verzoekje even snel tussendoor te doen.
3. De gunfactor
Ook hier speelt de persoonlijkheid van mensen weer mee. Want als iemand die je niet kent en met wie je geen band hebt je iets vraagt, is het veel gemakkelijker om ‘nee’ te zeggen dan wanneer die ene collega met wie je altijd een rondje wandelt in je lunchpauze je om een gunst vraagt.
Die gunfactor ontstaat als je iemand graag mag, of als iemand jou in het verleden ook een lol heeft gedaan door iets voor je te regelen. Ook als je graag aardig gevonden wilt worden door een persoon of als je al een aantal keren ‘nee’ hebt gezegd is de kans groter dat je hem of haar nu wel iets ‘gunt’.
4. Nu je er toch mee bezig bent…
Dit is vaak de reden dat die kleine verzoekjes zo redelijk klinken dat je je bijna bezwaard voelt om iets af te wijzen. Het gevraagde ligt vaak in het verlengde van wat je toch al aan het doen bent, en het is wel zo gemakkelijk om dat ene ding er dan ook even bij te doen, toch? Dan is het maar gedaan.
De reden hierachter is commitment. Als projectmanager heb je al commitment afgegeven voor de uitvoering van het project. En als je eenmaal tegen één ding ‘ja’ hebt gezegd, wordt het steeds moeilijker om daarna ‘nee’ te verkopen. Dat ene dingetje erbij doen is dan consistent met het gedrag dat je eerder hebt vertoond, namelijk ‘ja’ zeggen tegen het project.
5. Je hoort erbij!
Mensen zijn van nature sociale wezens. Dat betekent ook dat we er veel voor over hebben om onderdeel te zijn van een groep. Dat kan een vriendengroep zijn, maar ook een organisatie of het team waarin je werkzaam bent.
Vraagt iemand uit ‘jouw’ groep je iets, dan wordt het ook weer lastiger om ‘nee’ te zeggen. Omdat je verbinding voelt met die persoon, of omdat dit jouw positie in de groep negatief kan beïnvloeden. Als je nu ‘nee’ zegt omdat je geen tijd hebt, gaan ze misschien de volgende keer wel naar een ander. En blijf jij ergens achter. Dat wil je niet, dus zeg je ‘ja’ – ook als het niet zo goed uitkomt.
Lastig, al die automatismen. Maar wat doe je eraan?
Wat je kan helpen is het maken van goede afspraken. Over wat er wel of juist niet in het project wordt gedaan, over wie welke bevoegdheden heeft binnen het project, en over hoe je omgaat met extra verzoeken en wijzigingen. Zo kun je terugvallen op afspraken wanneer je die sociale druk om ‘ja’ te zeggen voelt.
