Door: Jacqueline Miltenburg, projectprofessional en eigenaar van Alles Gaat Vanzelf
Wist je dat de principes van Lean niet alleen voor de business, maar ook voor PMO toepasbaar zijn?
Door gebruik te maken van Lean-handvatten voor het terugbrengen van verspilling en het continu verbeteren van processen maak je van PMO een dynamisch proces met een oplossing op maat voor elk project. Zeven tips om alvast te starten.
1. Zorg voor eenvoudige begrijpelijke processen
Door de basisprocessen eenvoudig te houden zorg je ervoor dat iedereen ze kan begrijpen en dat ze gemakkelijk aan te passen zijn als de situatie daarom vraagt.
2. Zorg voor een projectmandaat
Voor een optimaal resultaat is het belangrijk om vooraf de verwachtingen goed helder te maken. Spreek dus met je stakeholders af en zorg ervoor dat de taken, verantwoordelijkheden en verwachtingen duidelijk zijn en op papier staan. Met dit mandaat kun je als project aan de slag.
3. Behandel het projectenportfolio als één geheel
Door het projectenportfolio als één geheel te behandelen kun je afhankelijkheden tussen projecten op het gebied van mensen, processen, services, producten en relaties goed in kaart brengen. Zo wordt het portfolio meer dan alleen een losse verzameling van projecten.
4. Maak zaken visueel
Als je het portfolio toch in kaart hebt gebracht: maak het visueel! Door een plaatje te tonen kun je alle betrokkenen snel en gemakkelijk op de hoogte brengen van de laatste ontwikkelingen.
5. Zoek tussentijds naar quick wins
Lean heeft alles te maken met continu verbeteren. Dat hoeft natuurlijk niet een lang en ingewikkeld proces met veel afhankelijkheden te zijn; sommige verbeteringen zijn snel op te pakken en gemakkelijk door te voeren. Die quick wins leveren als eerste wat op!
6. Zie het project als een waardestroom
Binnen Lean wordt veel gebruik gemaakt van waardestromen: alles wat je doet, moet iets van waarde toevoegen aan het uiteindelijke product. Door het project te zien als een waardestroom wordt de grootste waarde voor de organisatie gecreëerd en wordt verspilling tot een minimum beperkt.
7. Maak je stakeholders deel van het succes!
Als je je stakeholders (dus ook de mensen die het werk doen) betrekt bij het proces en de continue verbetering daarvan, zorg je voor meer betrokkenheid bij het project en het uiteindelijke resultaat. Door de stakeholders ook onderdeel te maken van het succes onderschrijf je deze betrokkenheid en zorg je ervoor dat de oplossing gedragen wordt binnen de organisatie.
