In elke organisatie zijn er meer projecten dan er budget, tijd of mensen zijn. En dus moeten er keuzes worden gemaakt. Maar hoe doe je dat en hoe zorg je ervoor dat je de juiste projecten selecteert voor het portfolio?
De juiste projecten
Het begint eigenlijk al met de laatste vraag: het selecteren van de juiste projecten. Want wat zijn dat eigenlijk: de juiste projecten?
De juiste projecten dragen bij aan de strategie en doelstellingen van de organisatie, zowel op korte als op lange termijn. Het kan dus zo zijn dat een project dat dit jaar niet goed past binnen het jaarplan, dat volgend jaar wel doet. Of dat een project misschien minder aansluit bij de doelstelling voor dit jaar, maar wel een grote bijdrage levert aan de lange termijnplanning.
Kosten en baten
Als duidelijk is welke projecten een bijdrage leveren aan de doelstellingen zijn er waarschijnlijk nog altijd te veel projecten over. Een logische tweede stap is dan om te kijken naar de kosten en de baten. Wat kost een project, en staat dat in verhouding tot wat het oplevert? Welke risico’s zijn er, hoe groot zijn die risico’s en wat kost het als zo’n risico zich voordoet?
Afhankelijkheden en resources
Vaak maken projecten gebruik van dezelfde, beperkte resources. Denk bijvoorbeeld aan capaciteit vanuit IT of specialistische kennis die nodig is. Om te voorkomen dat mensen overvraagd worden en het werk niet meer aankunnen is het ook nodig om te kijken naar de planning en capaciteitsvraag van projecten.
Daarnaast zijn sommige projecten ook afhankelijk van elkaar: als het resultaat van project A is opgeleverd, kan project B dit weer gebruiken om verder te ontwikkelen. Deze projecten moeten dus in de juiste volgorde worden gezet.
Project ranking
Op basis van verschillende criteria op deze onderdelen ontstaat een soort ranking binnen de projecten. Daarmee kan het projectenportfolio worden samengesteld, zodat de projecten die de grootste bijdrage aan de doelstelling van de organisatie leveren ook de prioriteit krijgen die ze verdienen.
Meer lezen over portfoliomanagement?
Meer weten over het selecteren van projecten voor het portfolio, het definieren van de juiste criteria en het vormgeven van een goed portfoliomanagement-proces?
Neem meteen onze whitepaper ‘De Kunst van Portfoliomanagement’ mee. Hierin lees je meer over wat er allemaal komt kijken bij het samenstellen van een goed portfolio.
