Regelmatig krijgen we het verzoek om een uniek custom projectnummer volgens een specifiek format te berekenen. Dat kan op meerdere manieren in een gecalculeerd veld, afhankelijk van de exacte eisen waar het nummer aan moet voldoen én welke processen worden gevolgd bij het aanmaken van initiatieven. Dit artikel bespreekt diverse opties.
Basisvariant – uniek nummer volgens bepaald format
In de eenvoudigste variant wil een klant alleen maar een uniek projectnummer volgens een bepaald format en het maakt niet uit of dit meteen wordt berekend of pas bij de start van een project. In dit voorbeeld moet het format zijn 3 letters (‘PRJ’), het kalenderjaar waarin het initiatief/project wordt aangemaakt aangevuld met een uniek nummer. Met betrekking tot het unieke nummer is het het makkelijkst om de FolderID te nemen, dat is de primary key uit de portfolio-item tabel en die is per definitie uniek. De calculatie daarvoor is deze:
<calculation foldertype=”5003″>
<concat separator=””>
<value>PRJ</value>
<field offset=”0″ length=”4″>CreateDate</field>
<field>FolderID</field>
</concat>
</calculation>
De offset en length zeggen in feite “begin bij het eerste character (offset=0) en pak dan de eerste 4 tekens van het veld CreateDate”. Dat veld staat in het format yyyy-mm-dd, dus het jaar wordt genomen.
Deze calculatie werkt prima zolang als nieuwe initiatieven alléén in het portfolio funnel worden aangemaakt in een schoon veld. We bespreken nu twee varianten die rekening houden met verschillende afwijkingen van dat proces: 1) een nieuw berekend nummer invoegen in een bestaand custom veld waarbij bestaande projectnummers niet mogen worden overschreven, en 2) een calculatie die rekening houdt met het starten van initiatieven vanuit de Ideeën-tab in een Organisatie-eenheid.
Meer weten?
Wil je meer informatie over de mogelijkheden van Promista Business Support en/of hulp bij dit specifieke vraagstuk. Neem dan contact met ons op.