Rapportages voor elk project
Bij de Gemeente Utrecht gebeurt veel. Niet alleen in de stad, maar ook binnen de kantoren van de gemeente vinden allerlei projecten plaats die van Utrecht een fijne plek om te wonen, te werken en te bezoeken maken. En al die projecten worden gemonitord door verschillende afdelingen binnen de gemeente.
Michael van Ede is al sinds 2016 werkzaam bij de gemeente en is momenteel Junior Informatie- en Procesadviseur binnen het Informatie- en Procesmanagement team van de Ontwikkelorganisatie Ruimte. Inmiddels blijft het niet alleen meer bij functioneel beheer en de doorontwikkeling maar houdt hij zich ook bezig met het creëren van inzicht en overzicht via rapportages.
‘ALS JE EENMAAL DOOR HEBT HOE HET IN EXCEL WERKT, KUN JE FORMULES EN RAPPORTAGES GEBRUIKEN OM DINGEN BETER, SNELLER EN EFFICIËNTER TE MAKEN.’
– MICHAEL VAN EDE, FUNCTIONEEL BEHEERDER GEMEENTE UTRECHT
Rapportagetraining
Vanuit die wens heeft hij ook de training ‘Rapportages in Excel’ bij Promista gevolgd. “De training geeft een goede basis voor het maken van je eigen rapporten” vertelt Michael. “Je kunt verder ingaan op het visuele deel, of je verdiepen in alle formules die je in Excel kunt gebruiken.
En met dat laatste is Michael ook aan de slag gegaan binnen de gemeente. Met de veelheid aan beschikbare data en rapporten die soms best complex in elkaar zitten is dat ook geen overbodige luxe. “Het leukste is om die formules te kunnen doorgronden en ook op andere plekken en op andere manieren weer te kunnen inzetten. Dan wordt het een soort puzzel die je kunt oplossen om dingen beter, sneller of efficiënter te maken.”
Nieuwe rapportages
De kennis uit de training komt goed van pas bij het maken en onderhouden van rapportages voor de gemeente. “In het begin heb ik veel gedaan onder begeleiding van Jasper (trainer en consultant bij Promista, red.) maar inmiddels doe ik de meeste dingen zelf en sparren we af en toe over mogelijke oplossingen.” Vertelt Michael.
Het eerste dat Michael deed na het volgen van de training was het maken van een rapportage voor de planning en aanvraag van projecturen over de verschillende jaren. We wilde makkelijk kunnen zien of het aantal uur dat was gepland en/of aangevraagd voor 2024 overeenkwam met het aantal uur in 2023. Zodat we konden monitoren of het redelijk overeenkwam met het jaar ervoor.
Het aantal aangevraagde uren in verhouding tot het aantal geboekte uren (bron: Gemeente Utrecht)
Aangevraagde uren
De tweede aanpassing zat in een overzicht van projectkosten. Hierbij ontbrak het aan inzicht in de aanvragen van uren op functieniveau. Aangevraagde uren kunnen nu worden ingezien en toegewezen aan een persoon door de gildemanager (afdelingsmanager, red.)
“De truc zit in het begrijpen van de opbouw van de formules.” Vertelt Michael. “Als je dat eenmaal doorhebt wordt het gemakkelijker. Dit was een klus met wat tijdsdruk en aan het begin had ik wel wat moeite met het doorkrijgen van de formules. Maar het is uiteindelijk gelukt! Op zulke momenten is het wel fijn om ondersteuning te krijgen van iemand met veel ervaring, zoals Jasper.”
Uren en kostenplaatsen op persoonsniveau bij elkaar gebracht (bron: Gemeente Utrecht)
Verschillende gegevens vanuit HR, Finance en de Fortes Change Cloud bij elkaar gebracht (bron: Gemeente Utrecht)
Koppelen van data
Inmiddels houdt Michael zich bezig met het bouwen van zijn eigen rapporten. En die zitten soms best complex in elkaar. Zijn nieuwste rapport brengt data van drie verschillende systemen bij elkaar: het HR-systeem, het financiële systeem en de Fortes Change Cloud.
De aanleiding hiervoor was datahygiëne. Door dit rapport kunnen we gemakkelijker en sneller de data in de verschillende systemen met elkaar vergelijken en aanpassen waar nodig.
Door middel van een powerquery zorgt Michael ervoor dat de data vanuit de HR- en financiële systemen wordt ingelezen en vergeleken met de data uit de Fortes Change Cloud. Dat klinkt simpel, maar was best lastig. “Eén van de problemen was dat de functienamen in elk systeem net even anders zijn. Dat maakte het lastig om zaken te vergelijken.” Vertelt Michael.
Gegevens vanuit de FCC visueel gemaakt in een Excel-rapportage (bron: Gemeente Utrecht)
Ambities
Ambities zijn er ook nog volop. Michael: “Voor mij is het een leuke uitdaging om een steeds beter begrip van Excel en formules te krijgen, zodat ik uiteindelijk in staat ben om zelf rapportages te maken en te onderhouden, zonder daarvoor aangewezen te zijn op de expertise van een ander.”
“Natuurlijk zijn er altijd dingen die te specialistisch zijn om allemaal zelf te leren. Maar voor die gevallen kunnen we altijd een beroep doen op Jasper en Promista. Het belangrijkste vind ik dat we zelf een goede basis hebben staan en het grootste deel van het werk zelf kunnen oppakken.”
Op dit moment is het nog even spannend hoe het verder gaat. Momenteel loopt er een proces om over te stappen naar een ander platform. Daar komt veel bij kijken. Naast de configuratie van een nieuw systeem worden dan ook de processen opnieuw bekeken en wordt het natuurlijk een uitdaging om alle bestaande rapportages en inzichten opnieuw binnen het nieuwe systeem te implementeren.
Ook meer inzicht en overzicht in uw organisatie?
Het juiste gebruik van data en informatie in uw portfolio, programma of project levert heldere inzichten en een goede basis voor besturing en besluiten.
Benieuwd wat dit uw organisatie kan opleveren? Neem vandaag nog contact op met onze accountmanager Rene Bosschers en begin met het creëren van uw eigen overzicht.