Waarschijnlijk heb je de term al eens horen vallen: het kritieke pad. Klinkt heel dramatisch, maar dat valt best mee. Het kritieke pad is simpelweg een manier om complexe projecten en portfolio’s inzichtelijker te maken en te bepalen welke zaken nu echt nodig zijn om voortgang te kunnen blijven boeken.
Wat is het kritieke pad?
Het kritieke pad bestaat uit de minimale tijd die nodig is om alle noodzakelijke acties en handelingen uit te voeren voor het succesvol opleveren van een project, programma of portfolio. Vaak zijn deze acties afhankelijk van elkaar en kan de volgende actie pas starten als de voorgaande actie is afgerond. Bij het bouwen van een huis bijvoorbeeld kan het dak pas worden geplaatst als de muren er staan. Loopt het plaatsen van de muren vertraging op, dan verschuift de opleverdatum van het huis.
Het kritieke pad is dus gebaseerd op afhankelijkheden. Dat maakt het ook dynamisch. Binnen een project bestaan immers verschillende afhankelijkheden. Sommige acties kunnen gerust naast elkaar worden uitgevoerd terwijl andere acties alleen in opvolging gedaan kunnen worden. Dat maakt dat het kritieke pad verandert naarmate er planningsitems wijzigen in de loop van de uitvoering. Met goede planningssoftware wordt het kritieke pad eenvoudig inzichtelijk.
Voordelen
Het kritieke pad gebruiken bij de uitvoering van een project, programma of portfolio heeft een aantal voordelen.
Bij een harde einddatum (bijvoorbeeld het moeten voldoen aan nieuwe wetgeving) van een project is het goed om ‘achteruit’ te plannen. Zo is meteen duidelijk of de deadline haalbaar is, hoeveel marge er is in de planning en welke zaken het belangrijkst zijn in de uitvoering.
Verder ontstaat met het bepalen van het kritieke pad meer inzicht in de minimale doorlooptijd van een project, programma of portfolio. Hierop zijn verdere analyses mogelijk, zoals het bepalen van een realistische opleverdatum, het bepalen van kaders en marges en het inschatten van risico’s voor de doorlooptijd van het project.
Tenslotte worden ook externe processen en afhankelijkheden helder door het kritieke pad in kaart te brengen. Wanneer er derden betrokken zijn is het van belang om helder te communiceren over doorlooptijd en oplevering van gevraagde producten. Denk bijvoorbeeld aan het leveren van materialen of het uitzetten van een aanbesteding.
Hoe bepaal je het kritieke pad?
Je kunt het kritieke pad bepalen door een aantal gegevens te verzamelen:
1, Maak een lijst van alle taken en activiteiten die nodig zijn om het project of portfolio te voltooien.
2. Bereken de duur van elke taak.
3. Stel de afhankelijkheden vast.
4. Stel mijlpalen vast.
Met al deze gegevens maak je twee planningen. De eerste planning gaat uit van het vroegste moment waarop elke activiteit kan starten. Hierin zijn geen marges en uitlooptijden meegenomen. Dit is dus de strakste en meest minimale planning voor het project en zodra er iets uitloopt verandert het kritieke pad.
De tweede planning gaat uit van het laatste moment waarop een activiteit kan starten, zonder de deadline te overschrijden. Hierbij wordt als het ware teruggerekend vanaf het uiterste oplevermoment tot aan de start van het project.
Het verschil tussen de beide planningen is de mate van flexibiliteit die je hebt om te schuiven met de activiteiten, zonder dat je de deadline overschrijdt.
Nadelen
Natuurlijk zitten er ook wat nadelen aan deze methode. Zo kijkt de planning alleen naar de tijd die een activiteit in beslag neemt, en niet naar de beschikbare resources. Daarnaast kan het flink wat tijd kosten om alle gegevens handmatig te achterhalen, te berekenen en vervolgens in een planning te gieten.
Voor dat laatste is gelukkig een oplossing: veel PPM-software heeft een planningsonderdeel waarin je je planning kunt berekenen. Door de planning en afhankelijkheden onder te brengen in een Gantt chart wordt snel duidelijk welke activiteiten met elkaar samenhangen en wordt een verschuiving in de planning automatisch doorgerekend naar de daarvan afhankelijke activiteiten.
