Tilburg is een grote gemeente die project- en portfoliomanagement beheert via de Fortes Change Cloud, ooit geïmplementeerd als de Principal Toolbox (de voorganger van de huidige Fortes Change Cloud). Promista hielp bij het implementeren, uitrollen en doorontwikkelen van de tool. 

Over de gemeente Tilburg

Tilburg is een grote gemeente met bijna 225.000 inwoners (2022). De taak van de gemeente is te zorgen voor een goede, veilige en gezonde leefomgeving voor de bewoners van de stad. Dat doen ze op verschillende gebieden. Natuurlijk wordt er uitvoering gegeven aan de wet en voert de gemeente een aantal basistaken uit, zoals het bijhouden van wie er in de gemeente wonen. 

Daarnaast heeft de Gemeente Tilburg ook ambities: op het gebied van duurzaamheid, het bestrijden van armoede, gezondheid, onderwijs en veiligheid.

De uitdaging: inrichting en implementatie

Frank van der Schoot is projectmanager bij de gemeente Tilburg en vertelt ons hoe projectmanagement bij de gemeente werkt. “De faalkosten van de uitvoering van projecten en programma’s waren tot voor kort te hoog. Met de oprichting van de afdeling PPI en de invoering van de Tilburgse Standaard Projectmatig Werken (TSPW) zijn flinke stappen gezet in de professionalisering van het projectmatig werken binnen de gemeente.”

Waar het nog aan ontbreekt is een goede tool ter ondersteuning van de nieuwe werkwijze en de projectmanagers, en om de managementlagen daarboven te voorzien van de juiste stuurinformatie. “De Principal Toolbox (nu de Fortes Change Cloud, red.) werd de gekozen oplossing en aan Promista is gevraagd te ondersteunen bij het inrichten, implementeren en doorontwikkelen van onze tool.”

Het proces: integrale aanpak op proces, tooling en rapportage

Vanuit Promista zijn meerdere consultants op deze uitdaging ingezet. Elk met hun eigen expertise zodat het hele proces optimaal ondersteund wordt. Samen met de gemeente is gekeken naar de beste oplossingen voor de organisatie en is er gekozen voor een integrale aanpak, waarbij niet alleen naar de tool maar ook naar de processen er omheen is gekeken. 

Ook op tactisch en strategisch niveau brengt Promista de juiste expertise in om de veranderprocessen mee vorm te geven.

Frank van der Schoot | Projectleider bij gemeente Tilburg

Medewerkers van de gemeente kregen een opleiding tot key-user en kregen daarmee een belangrijke rol bij het uitrollen van de tooling naar de verschillende afdelingen. 

“Promista heeft zich ontpopt als een betrouwbare partner die tijd vrij maakt wanneer dit nodig is en die flexibel op de veranderende behoefte van de projectmanagementorganisatie kan inspelen,” vertelt Frank. “De consultants blijven scherp, de juiste mensen worden voor de juiste vraagstukken ingezet en zaken worden afgemaakt.”

“Promista opereert op operationeel niveau uitstekend door zaken mee te configureren, te bouwen, handleidingen te maken, zaken uit te zoeken, oplossingen te realiseren, vraagstukken uit te werken tot adviezen en te schakelen met de ontwikkelaar. Ervaringen van andere klanten worden ingezet bij Tilburg en ervaringen van Tilburg bij andere klanten. Op die manier profiteren klanten dubbel van de inzet van Promista consultants.”

Naast de inrichting van het systeem en de uitrol naar de andere afdelingen hebben de consultants er ook voor gezorgd dat er managementrapportages beschikbaar zijn, er verbeteringen zijn doorgevoerd aan de inrichting en dat de financiële processen nu ook beter aansluiten bij de projecten. Als kers op de taart is het nu ook mogelijk om uren op projecten te schrijven en is het begin van resource management gemaakt. 

“Ook op tactisch en strategisch niveau brengt Promista de juiste expertise in om de veranderprocessen mee vorm te geven. Promista is daarmee actief klantgericht,” vertelt Frank. 

Het resultaat: een goed ondersteunende tool

Dankzij de intensieve samenwerking tussen de gemeente Tilburg en Promista staat er nu een tool doe daadwerkelijk doet waarvoor hij is bedoeld: het optimaal ondersteunen van het proces in de organisatie.

De Fortes Change Cloud is binnen de gemeente Tilburg inmiddels dé projectmanagementtool waar projectmanagers mee werken en vanuit rapporteren. Daarnaast is er inzicht in de gemaakte uren dankzij de urenregistratie in het systeem, dat later nog kan worden uitgebreid naar een resource management-proces. Een mooie opstap waarbij de gemeente nóg verder kan groeien in volwassenheid en professionaliteit.