Het datalandschap binnen de overheid kan af en toe flink complex zijn. Zeker als het om het creëren en behouden van inzicht en overzicht gaat. Gegevens over projecten, budgetten en capaciteit ten behoeve van portfoliomanagement en strategierealisatie zijn vaak verspreid over verschillende afdelingen en systemen. Dit maakt het lastig om overzicht te houden en weloverwogen beslissingen te nemen. Zonder een gerichte aanpak blijft de aansluiting tussen strategie en uitvoering een uitdaging. Hoe zorg je ervoor dat data geen struikelblok wordt, maar juist een asset, een middel om efficiënter en effectiever te werken?
Waarom data-integratie essentieel is
Goede data-integratie helpt bij het maken van strategische keuzes. Door data centraal te ontsluiten ontstaat een compleet en actueel beeld van lopende initiatieven, knelpunten en kansen. Dat betekent niet alleen snellere besluitvorming maar ook een betere verantwoording richting bestuurders en stakeholders. Daarnaast helpt een datagedreven aanpak om prioriteiten helder te stellen en resources optimaal in te zetten. Zo maak je portfoliomanagement efficiënter en slagvaardiger.
Praktische stappen naar een geïntegreerd datalandschap
1. Inventariseer je data en systemen
Begin met een helder overzicht: welke data is beschikbaar en in welke systemen zit deze opgesloten? Denk aan projectadministratie, begrotingsdata en capaciteitsplanning. Breng ook in kaart waar knelpunten zitten, zoals dubbelingen of ontbrekende koppelingen tussen systemen.
2. Standaardiseer en structureer gegevens
Veel overheidsorganisaties werken met verschillende formats en definities. Dat maakt het lastig om data te combineren of te vergelijken. Door eenduidige standaarden af te spreken en vast te leggen in een metadata-overzicht – bijvoorbeeld rondom projectstatussen of financiële rapportages – wordt dataverwerking betrouwbaarder en eenvoudiger.
3. Maak gebruik van een centrale PPM-tool
Een geïntegreerd systeem zoals de Fortes Change Cloud helpt om data te bundelen en direct inzichtelijk te maken. Dat kan door data te importeren of door koppelingen te leggen met andere bronsystemen. Hiermee creëer je een single source of truth voor alle PPM-informatie en zorg je ervoor dat rapportages betrouwbaar en actueel zijn.
4. Stimuleer datagedreven besluitvorming
Het integreren van data vraagt niet alleen om technologie, maar ook om een andere manier van werken. Zorg ervoor dat data meegenomen wordt in besluitvorming en stimuleer collega’s om gebruik te maken van dashboards en rapportages bij het bepalen van prioriteiten. Met een goede rapportage maak je van data betrouwbare en heldere informatie. Idealiter neem je die mee in de rapportagecycli. Zo leveren rapportages de juiste stuurinformatie voor besluitvormende processen. Procesafspraken en duidelijkheid over verschillende rollen en taken zijn dus ook belangrijk.
5. Houd grip op datakwaliteit en optimalisatie
Data-integratie is geen eenmalige actie maar een continu proces. Daarbij is datakwaliteit belangrijk: Garbage In = Garbage Out. Monitor daarom regelmatig of data accuraat en bruikbaar is en zorg voor duidelijke richtlijnen over het beheer en de interpretatie ervan.
De voordelen van een data-gestuurde aanpak
- Snellere en beter onderbouwde besluitvorming
Minder afhankelijkheid van handmatige analyses en losse Excel-sheets. Dat scheelt tijd én (dus) geld.
- Sterkere samenhang tussen strategie en uitvoering
Inzicht in de impact van keuzes op lange termijn.
- Verbeterde samenwerking tussen afdelingen
Iedereen werkt met dezelfde informatie en spreekt dezelfde taal.
- Meer draagvlak voor strategie en beleid
De sterkere samenhang en verbeterde samenwerking zorgen op hun beurt ook voor meer draagvlak voor strategie en beleid op de werkvloer.
- Meer transparantie en verantwoording
Bestuurders en stakeholders krijgen real-time inzicht in projecten en prestaties.
- Grotere wendbaarheid
Sneller kunnen inspelen op veranderende wetgeving, maatschappelijke behoeften, veranderingen in de beschikbaarheid van resources en vertraging in de planning.
Samen werken aan een beter datalandschap
Wil je als PPM-professional meer grip krijgen op data en besluitvorming? Promista ondersteunt gemeenten en overheidsorganisaties bij het optimaliseren van portfoliomanagement, programmamanagement en projectmanagement. We helpen bij de implementatie van PPM-tools zoals Fortes Change Cloud en ontwikkelen heldere, actiegerichte dashboards en rapportages. Neem contact met ons op en ontdek hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij een datagedreven werkwijze.
