Big Tech: vijf aandachtspunten voor PPM-professionals

De digitale infrastructuur van organisaties  wordt steeds sterker beïnvloed door een kleine groep (veelal Amerikaanse) technologiebedrijven. Denk aan cloudplatforms, samenwerkingssoftware, data-opslag en AI-oplossingendie inmiddels onderdeel zijn geworden in het dagelijks werk. 

We zien bijvoorbeeld dat veel overheidsorganisaties werken met platforms als Microsoft 365 voor e-mail, documentbeheer en samenwerking via Teams. In het onderwijs zijn omgevingen zoals Google Workspace encloudgebaseerde leerplatformen breed ingeburgerd. Ook steeds meer applicaties draaien in publieke cloudomgevingen, zoals Microsoft Azure of Amazon Web Services. 

Die ontwikkeling biedt natuurlijk voordelen. Innoveren kan versnellen, samenwerken wordt gemakkelijker en opschalen flexibeler. Tegelijkertijd groeit ook de afhankelijkheid van de grote technologiebedrijven. Voor publieke organisaties ontstaat daardoor een nieuw strategisch vraagstuk: hoe houdt je regie over digitale systemen, date en technologiekeuzes?

En: wat kun je hiermee als PPM-professional?  

De groeiende invloed van Big Tech 

De afgelopen jaren hebben enkele grote techbedrijven een stevige positie opgebouwd binnen de publieke sector. Overheden en onderwijsinstellingen maken steeds vaker gebruik van cloudsoftware en data-analyseplatforms die worden geleverd als dienst.

Dit biedt verschillende voordelen, zoals een snellere implementatie voor nieuwe digitale oplossingen, lagere beheerkosten voor IT-systemen en schaalbaarheid in de cloud. 

Maar er is ook een keerzijde. Wanneer cruciale systemen draaien op technologie van een beperkt aantal leveranciers, kan een lock-in ontstaan. Denk bijvoorbeeld aan langdurige contracten met cloudproviders, dataformats die moeilijk overdraagbaar zijn, integraties die specifiek voor één platform zijn gebouwd en niet beïnvloedbare prijsstijgingen. 

Voor organisaties in de publieke sector raakt dit direct aan thema’s zoals digitale soevereiniteit, datagovernance, IT- architectuur en portfoliomanagement. 

Daarom is het belangrijk we hier als PPM-professionals bewust mee omgaan. 

Vijf aandachtspunten voor PPM-professionals  

1. Voorkom vendor lock-in bij nieuwe projecten 
Veel IT-projecten starten met een praktische keuze: zelf (laten) maken of een platform gebruiken, liefst een platform dat al beschikbaar is binnen de organisatie. Dat laatste is efficiënt, maar kan op termijn leiden tot vendorlock-in: een situatie waarin overstappen naar een andere leverancier heel moeilijk of heel duur wordt. 

Wat kun je doen:  
Neem in de project(aanvraag) beoordeling een indicator en score op die iets zegt over de afhankelijkheid van de leverancier en laat dit gebalanceerd meewegen in het advies en besluit om een nieuw project toe te voegen aan het portfolio. 

Neem in het project een paragraaf op over leveranciersafhankelijkheid waarin vier vragen worden beantwoord: 

• Welke leverancier speelt een sleutelrol in deze oplossing? 
• Welke processen en data worden afhankelijk van dit platform? 
• Kunnen data eenvoudig worden geëxporteerd of gemigreerd? 
• Hoeveel invloed is er op het contract en de prijs(ontwikkeling)?  

Deze check helpt om flexibiliteit en bewuste keuzes in de IT-architectuur te houden en mogelijke risico’s in kaart te brengen. 

2. Maak datagovernance echt onderdeel van elk project 
Bij digitale projecten ligt de focus vaak op functionaliteit: wat moet het systeem kunnen? Maar minstens zo belangrijk is de vraag wat er met de data in dat systeem gebeurt en wie daarbij kan. Bij veel organisaties zijn hier welchecklists voor (´BIAT´), maar die leiden vaak niet tot een actief risicomanagement met inzichten in de impact van risico’s op de aanpakt van het project.   

Cloud- en AI-oplossingen verwerken grote hoeveelheden gegevens die kunnen raken aan privacy, AVG-compliance en informatiebeheer.  

Wat kun je doen: 
Zorg er bij elk project voor dat de data-check wordt ingevuld en laat de uitkomst impact hebben op de projectaanpak en risicolog: 

• Welke data wordt verzameld of verwerkt?
• Wie is eigenaar van de data? 
• Wie heeft toegang tot deze data? 
• Welke eisen ten aanzien van toegang en beveiliging moeten toegepast worden?  

3. Houd rekening met nieuwe Europese digitale regelgeving 
Europa ontwikkelt steeds meer regelgeving rond digitale technologie, data en AI. Op die manier wordt geprobeerd de macht van grote techbedrijven te reguleren. Voor publieke organisaties kan dit directe gevolgen hebben voor digitale systemen en leverancierskeuzes. Denk bijvoorbeeld aan Europese regels rond data-uitwisseling, platformmacht en transparantie van algoritmes.

Wat kun je doen: 
Plan elk kwartaal een ‘digitale ontwikkelingen-check’ binnen je programma of portfolio. Bespreek hierin de risico’s, nieuwe wet- en regelgeving, trends op het gebied van technologie en de mogelijke impact van dezeontwikkelingen op lopende en nieuwe projecten. 

4. Denk na over digitale soevereiniteit 
Binnen Europa groeit de aandacht voor digitale soevereiniteit: de mate waarin organisaties controle houden over hun digitale infrastructuur en (toegang tot) data binnen de eigen landsgrenzen. Voor publieke organisaties betekent dit dat niet alle systemen dezelfde strategische waarde hebben. Sommige applicaties zijn ondersteunend, andere vormen een kernonderdeel van de primaire dienstverlening en bevatten vaak gevoelige informatie.

De grote techbedrijven zijn niet altijd transparant over wie toegang heeft tot welke data en op welke manier. Vaak zijn daar derde partijen mee gemoeid waarvan de namen niet worden vrijgegeven.  

Wat kun je doen:  
Maak een overzicht van alle applicaties en deel deze in naar de mate van kritieke systemen. Dat kan aan de hand van vier vragen: 

• Welke systemen zijn essentieel voor de primaire dienstverlening? 
• Welke leveranciers leveren deze systemen? 
• Hoe typeert de afhankelijkheid zich met deze leverancier?  
• Is er een exitstrategie (mogelijk)? 

Laat het inzicht vanuit dit overzicht doorwerken in adviezen en besluitvorming in het portfolio, programma’s en projectaanpak. Zo kunnen bestuurders en portfoliomanagers beter sturen op strategische afhankelijkheden en risico’s. 

5. Technologiekeuzes zijn ook organisatiekeuzes 
Digitale systemen veranderen niet alleen technologie, maar ook werkprocessen, samenwerking en besluitvorming. Een nieuw platform kan onder andere invloed hebben op de samenwerking tussen teams, het delen van informatie en het nemen van besluiten. 

Daarom zijn projecten met een IT-component in de praktijk vaak ook een organisatieverandering. Dat vraagt om aandacht voor het veranderproces en duidelijkheid over de scope.  

Wat kun je doen: 
Neem de tijd bij projecten om de volgende vragen te beantwoorden:  

• Wat verandert er voor medewerkers als dit systeem wordt ingevoerd? 
• Wat hebben zij nodig om goed met het systeem te kunnen werken?  
• Wie neemt de verantwoordelijkheid om te zorgen voor de implementatie en adoptie van het nieuwe systeem?  

Daadwerkelijk goed gebruik van het nieuwe systeem zorgt ervoor dat de kans dat de beoogde baten worden behaald groter wordt. Door dit vroegtijdig te bespreken met gebruikers en belanghebbenden vergroot je draagvlak envoorkom je implementatieproblemen. 

Van technologische afhankelijkheid naar digitale regie 

Big Tech zal de komende jaren een belangrijke rol blijven spelen in de digitale ontwikkeling. De schaal en innovatiekracht van deze bedrijven maken hun technologie aantrekkelijk voor organisaties. 

De uitdaging ligt in het behouden van regie over digitale systemen, grip op data en daadwerkelijk zorgen voor optimaal gebruik. Voor PPM-professionals betekent dit dat technologie vaker onderdeel wordt van strategischebesluitvorming, bewuste keuze over de juiste projectaanpak, risicomanagement en zorgdragen voor implementatie en adoptie. En vaak begint dat niet met ingewikkelde en uitgebreide kaders, maar met slimme vragen en antwoorden die het dagelijks werk beïnvloeden of sturen.