Vijf valkuilen die projectsucces in de weg staan

Projectmanagement is geen standaardwerk. Elk project vraagt om specifieke skills en competententies (wel volgens een vaste methodiek!) die van dat project een succes maken. Toch gaat het nog regelmatig mis en lopen projecten uit tijd, budget, resources…of alles. Vergroot je kans op een succesvolle oplevering door deze vijf valkuilen alvast af te vangen. 

1. Het niet bijhouden van koerswijzigingen

In veel projecten kom je gaandeweg tot nieuwe inzichten. En dat leidt er regelmatig toe dat de koers van een project verandert. Vaak voldoet dan de oorspronkelijke projectplanning niet meer en moet planning, budget en resources worden aangepast aan de nieuwe koers. 

Om dat op een goede manier te doen is het belangrijk om wijzigingen bij te houden en ook in te schatten welke gevolgen dit heeft voor planning, budget en benodigde resources. Dat kan per project, maar ook door een proces in te richten voor het wijzigen van de scope en/of op te leveren producten in een project. 

2. Onrealistische deadlines accepteren

Vooral voor beginnende projectleiders is het soms verleidelijk om te vertrouwen op de opdrachtgever, de stuurgroep, directie of management. De ambities zijn groot, de deadlines zijn scherp – vaak te scherp en niet echt haalbaar. 

Een veel voorkomende valkuil is om dan mee te gaan in de verwachtingen voor de opdrachtgever of directie. Maar die verwachtingen zijn niet altijd realistisch. Als projectleider is het niet alleen je taak om een project succesvol uit te voeren, maar ook om kritisch te zijn en verwachtingen van verschillende partijen te managen. 

3. Gebrekkige communicatie

Om nog maar even door te gaan op het onderwerp: vaak is een gebrekkige communicatie de veroorzaker van allerlei issues binnen een project. Dat kan verschillende oorzaken hebben.

Zo kan het zijn dat de doelen van het project niet afgestemd zijn op alle belanghebbenden. Ook dit heeft weer te maken met het managen van verwachtingen. Zorg er dus voor dat in het projectplan alle belanghebbende partijen (binnen en buiten de organisatie!) zijn benoemd en ga in gesprek om doelen en verwachtigen af te stemmen. 

Daarnaast gebeurt het regelmatig dat er in de drukte van alledag gebrekkig of te laat wordt gecommuniceerd. En dat kan leiden tot verwarring, frustratie of weerstand waardoor projecten vertraging kunnen oplopen. Zorg er dus voor dat alle belanghebbenden regelmatig op de hoogte worden gehouden. Soms is een eenvoudige e-mail met updates al voldoende. 

4. Geen risicoanalyse of beheersmaatregelen

In een project kunnen behoorlijk wat dingen mis gaan. Daarom is het van belang om risico’s zo vroeg mogelijk in kaart te brengen. En dat stopt niet bij alleen het benoemen van risio’s. Met een goede risicoanalyse beschikt het project meteen over een inschatting van de grootte, waarschijnlijkheid en mitigerende maatregelen voor elk risico. Vergeet hierbij ook niet het vorige punt mee te nemen en betrek de belanghebbende partijen ook bij dit onderdeel van het projectplan. Zo kom je niet voor onnodige verrassingen te staan tijdens de uitvoering van het project.

5. Optimistisch plannen

Idealiter is een projectplanning zo realistisch mogelijk. Toch zien we nog vaak dat er te optimistisch gepland wordt in projecten. We gaan er voor het gemak vanuit dat alles in één keer goed gaat, er geen essentiele personen ziek worden of met vakantie gaan, er geen grote issues of risico’s gaan opspelen en alle opgeleverde producten direct worden goedgekeurd en opgenomen in de organisatie.

Door te denken in de ‘happy flow’ is er vaak te weinig marge voor fouten, verlies van kwaliteit en het levert mogelijk stress op bij projectmedewerkers die al die optimistische verwachtingen waar moeten zien te maken. 

Een goede  en realistische planning is koorddansen: je wilt niet te optimistisch zijn waardoor je bijna gegarandeerd uit de planning gaat lopen, maar het andere uiterste is ook weer niet handig. Zorg ervoor dat je een acceptabele marge inbouwt voor mogelijke uitloop zodat je niet voor elk issue de planning hoeft aan te passen, maar ook niet zo veel dat het project onnodig lang de tijd heeft waardoor andere projecten weer moeten wachten op beschikbare resources en opgeleverde producten.