Ook bij Promista zien we dat veel opdrachtgevers door de coronamaatregelen op zoek zijn gegaan naar een manier om elkaar te blijven zien. Microsoft Teams is één van onze favorieten. Onze collega’s hebben inmiddels al aardig wat ervaring en geven graag hun ultieme Teams-tips. Dit zal jouw werk een stuk gemakkelijker maken.
1. Neem de vergadering op
Heb je ook wel eens dat je na een vergadering niet meer alles weet? Je zou graag nog eens willen luisteren naar wat jouw collega precies heeft gezegd over een bepaald onderwerp. Goed nieuws! Teams maakt het mogelijk om de vergadering op te nemen en het is nog simpel ook. Druk tijdens de vergadering op het drie-stippen-icoontje en start de opname.
Let op! Stiekem opnemen werkt niet. Alle deelnemers krijgen namelijk een melding dat er een opname is gestart.
2. Oude links kun je hergebruiken
Als PMO’er organiseer je regelmatig bijeenkomsten voor een ander. Het is echter niet mogelijk om een Teams vergadering in iemand anders zijn agenda te plannen. Dit probleem los je eenvoudig op door een link van een (verlopen) Teams-vergadering binnen dezelfde organisatie te kopiëren en te plakken in de uitnodiging. De linkjes blijven namelijk gewoon bruikbaar, ook als de vergadering al is afgelopen!
3. Verborgen opties
Als je gebruik maakt van de Teams desktop-app kun je de instellingen van je Teams-vergadering gemakkelijk aanpassen. Zo voorkom je dat er iemand apart in de lobby moet wachten tot een andere deelnemer hem of haar toelaat.
Bij het aanmaken van de vergadering in de desktop-app klik je op ‘Vergaderopties’. Vanuit hier kun je instellen wie er in de lobby moet wachten, welke meldingen je tijdens de vergadering wilt zien en wie er mag presenteren.
4. Zet je collega op mute
Altijd al een keer je collega zijn of haar mond willen snoeren? Dan is dit je kans! Je kan de microfoon van anderen uitzetten door in de deelnemerslijst op de rechtermuisknop te klikken. Kies dan de optie: zet microfoon uit. Altijd handig voor de collega die net iets teveel vertelt, te hard kauwt of veel echo’s en achtergrondgeluid meebrengt tijdens de vergadering.
5. Haast maar toch niks willen missen?
De vergadering is bijna afgelopen maar jij moet toch echt op pad. Geen probleem! Teams maakt het namelijk mogelijk om de vergadering door te schakelen naar jouw telefoon. Wat moet je hiervoor doen? Voer bij instellingen jouw mobiele nummer in. Tijdens het overleg selecteer je call control, vervolgens kies je transfer en je krijgt op je telefoon een melding voor het voortzetten van de vergadering. Superhandig!
Bonustip: Vergeet de chat niet!
Tot slot is het goed om te weten dat Teams meer is dan alleen videobellen. Het beschikt namelijk over een uitstekend chatsyteem. Je kunt het zien als whatsappen met collega’s. Deel bestanden met elkaar en maak groepsapps aan voor bijvoorbeeld verschillende afdelingen binnen jouw organisatie. Geen zorgen, je krijgt gewoon een melding op het moment dat jouw collega een brandende vraag of toffe foto heeft gestuurd in de chat van Teams.
Met Microsoft Teams kun je dus uitstekend samenwerken op afstand en met deze tips gaat dat nog een stuk gemakkelijker!
